Gestionnaire Administratif et Financier (H/F)

Mission 1 : Organisation et tenue du secrétariat
Activités :
• Assure l'accueil téléphonique et physique des entreprises, des usagers et du personnel (prise de rendez-vous, filtrage téléphonique, premier niveau de renseignements)
• Assure le traitement et le suivi des courriels et des courriers.
• Organise, actualise et centralise les dossiers du service.
• Etablit les convocations pour les différentes réunions et commissions assurées par le service
• Rédaction des arrêtés le cas échéant
• Assure la préparation des actes règlementaires (arrêtés, décisions, délibérations, ...) en lien avec le chef de service et les techniciens concernés
• Assure le suivi logistique des déplacements, la préparation et le suivi des réunions et des conférences téléphoniques
Mission 2 : Gestion administrative et budgétaire
Activités :
• Rédaction des bons de commande, traitement de factures.
• Elaboration et suivi des pièces administratives pour l'exécution des marchés publics de la direction (ordres de services, actes de sous traitance, NOTI 6, PV de réception de travaux...)
• Relecture des pièces administratives et financières des marchés publics de la direction.
• Dispatche des factures.
• Réalise le suivi budgétaire en lien avec le RAF et le chef de service et la tenue des tableaux de bord de suivi financier et des marchés publics.
• Assure le classement et l'archivage des documents.
• Rédige les notes de service, comptes rendus et documents divers.
Mission 3 : Gestion et accueil du public
Activités :
• Assure l'accueil téléphonique et physique des entreprises usagers.
• Prend en note l'ensemble des réclamations faites au service par le public et y répond dans la mesure du possible et/ou transmet aux différents techniciens, chefs de services.
• Tenu du tableau « gestion des appels téléphoniques »
• Centralisation, suivi et gestion du logiciel de gestion des courriers.

Référence de l'offre : lv5pdb0qjt