Agent.e d’accueil et suppléance Régie H/F

Equipement phare au sein d’une ville affirmant une politique culturelle forte et accessible, le Conservatoire est un lieu ressource pour les pratiques musicales et chorégraphiques.
Une équipe pédagogique de 46 professeur.es et 12 agent.es administratif.ves accueillent environ 850 élèves chaque semaine dans 21 disciplines instrumentales individuelles, 27 pratiques collectives (dont un ensemble de cuivres, 2 ensembles à vents, 2 harmonies, 2 big bands-), 3 esthétiques de danse (classique, jazz, contemporain), des Classes à Horaires Aménagés Musique (CHAM) ainsi que des classes d’éveil et d’initiation en musique et en danse.

Sous l’autorité de la Responsable de service et de la (du) responsable du secteur administratif et financier, l’agent.e a pour mission d’assurer les tâches liées au bon fonctionnement du service dans le domaine de l’accueil. Il/elle accueille les élèves et les familles à l’occasion des cours, assure le suivi des absences et garantit le lien auprès de l’administration et des familles ainsi que dans le logiciel iMuse. L’agent.e d’accueil participe à la gestion de la rentrée scolaire et des inscriptions et supplée le régisseur selon les besoins de service.
Vos missions :
Missions d’accueil
- Ouvre le lieu de cours au public et ferme le bâtiment une fois l’activité terminée.
- Renseigne le public : répond aux demandes de renseignements concernant les plannings (utilisation des salles, horaires de cours, dates de répétitions et de concerts) ou d’informations relatives aux modalités d’inscription et au fonctionnement du Conservatoire (sur place ou par téléphone)
- Rappelle les règles de vie du Conservatoire en application du règlement intérieur
- Remet les clefs des salles et des armoires spécifiques aux professeurs
- Réserve les salles sur demande des professeurs
- Prend des rendez-vous avec la direction
- Alerte la direction des dysfonctionnements liés à l’établissement
- Affiche les documents de communication et met à jour les documents sur les présentoirs d’accueil
- Accueille lors des manifestations musicales et chorégraphiques ponctuelles du conservatoire
Suivi de scolarité et secrétariat
- Relève les absences des élèves
- Rappelle aux familles le règlement en matière d’absences
- Note les présences sur les feuilles dédiées et dans le logiciel Imuse
- Prépare et édite des courriers destinés aux familles (absences, informations diverses-)
- Diffuse des informations aux familles, notamment les informations urgentes (absence de professeur par exemple) par mail ou téléphone
- Apporte un soutien au secrétariat pendant les périodes de pics d’activité (réinscriptions, préparation de la rentrée, rentrée...) notamment dans le logiciel Imuse
- Assure des missions propres à chaque lieu (gestion des réservations de concert, bilan de fréquentation musicale et chorégraphique, archivage de documents, suivi des parcours découverte, mise à jour des fichiers contacts -)