Agent-e de Gestion Administrative 'Equipe Volante ' H/F

La Délégation générale Ressources humaines et dialogue social accompagne la transformation de notre organisation en assurant un cadre de travail clair, équitable et partagé à 8 500 agents-es qui s'engagent quotidiennement au service des Lyonnais-es à travers 250 métiers.

Notre rôle - Offrir les meilleures conditions de travail et des perspectives professionnelles à des femmes et des hommes qui font la richesse de notre service public.




Missions : Sous l'autorité de la responsable de l'équipe volante administrative, votre mission est d'intervenir dans les différents services de la Ville de Lyon, ou auprès des élus-es, afin de remplacer les agents-es permanents-es et/ou de renforcer les services.

Vous êtes amené-e à assurer des missions dans le domaine des Ressources Humaines (RH), des finances, des marchés publics, de secrétariat de direction, des fonctions d’accueil ou travaux de guichet.

Ces missions diverses et multiples seront précisées en fonction du lieu d’affectation.


Activités principales :

Gestion d’un secrétariat :
- prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances,
- préparer les documents supports ou ordres du jour,
- prendre des notes et établir des comptes-rendus,
- gérer les réservations de salle de réunions,
- commander et gérer des stocks de fournitures.

Participation à la gestion des RH :
- suivre les plannings, congés et absences du personnel,
- codage et contrôle des données sous le logiciel Astre RH,
- produire des actes administratifs et en assurer le suivi.

Accueil des usagers :
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes,
- adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation,
- informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à la gestion de leur demande.

Traitement des dossiers et application des procédures :
- appliquer des procédures administratives ,
- rechercher, diffuser et transmettre des informations et documents administratifs,
- vérifier la validité des informations traitées ou la conformité des procédures administratives.

Suivi et mise en forme des dossiers administratifs :
- réaliser le suivi des dossiers, la saisie de documents,
- mettre en forme des dossiers ou courriers et les présenter.



Activités spécifiques :

Tri, classement et archivage de documents :
- réceptionner, trier et traiter le courrier,
- trier, classer et archiver des documents.

Suivi d'activité :
- tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité,
- rendre-compte à la hiérarchie.