Gestionnaire administratif conventions F/H

Sous l’autorité du responsable du service planification et conventionnement :
- il assure la gestion des demandes de mise à disposition « longue durée » (club house, sièges sociaux, etc.) émises par les associations (AOT / COT) ;
- il assure l’élaboration et le suivi des conventions d’occupation des équipements sportifs terrestres (salles, gymnases, stades etc.) en lien avec les éventuels services ressources ;
- il se rend sur les sites gérés par la direction des sports, en partenariat avec le service exploitation salles et stades lorsque nécessaire, pour assurer le lien avec les structures occupantes ;
- il pourra être en soutien/renfort, selon le besoin, du service planification-conventionnement, dans le cadre de la planification.

Activités

Recueil, saisie et instruction des demandes:
- Accueillir/rencontrer physiquement et téléphoniquement et renseigner les clubs et associations sportives partenaires ;
- Accompagner dans les clubs et associations dans leurs démarches de demandes d’occupations d’équipements sportifs ;
- Recenser l’ensemble des informations nécessaires à l’établissement d’un acte légal d’occupation du domaine public ou privé de la Ville ;

Traitement administratif des dossiers:
- Préparer toutes les phases amont de la validation d’une contractualisation : échange avec la structure et les directions « ressources » de la Ville : DGTB, DCI notamment ; DAJ…
- Préparer les courriers et différents actes administratif nécessaire à la contractualisation de mise à disposition (pour les équipements non transférés) ;

Animation et gestion du réseau de partenaires:
- Recueillir les attentes et besoins des partenaires
- Assurer la diffusion de l’information auprès des partenaires
- Animer, avec les collègues du service planification/conventionnement, le réseau des clubs sportifs

Activités secondaires :
- Tenir à jour un support informatique de suivi des contractualisations
- Maintenir le lien avec l’occupant tout au long de l’occupation en partenariat avec le service exploitation ;
- S’assurer de la dématérialisation des actes sur un espace de stockage accessible en interne à la direction du sport, et de la transmission des actes aux différents destinataires ;
- Entretenir les relations avec les directions et services partenaires au sein de la Ville : DCI, DGTB, services internes direction des sports, etc

Informations complémentaires:
- Contrat CDD du 28.03.2025 au 17.07.2025
- Lieu de travail : Direction des Sports - 198 avenue Jean Jaurès - 69007 LYON