Assistante de direction du CCAS (F/H)

Vos missions principales :

Secrétariat général et suivi administratif

• Saisir et mettre en forme les courriers et documents à destination interne ou externe : mails (boîte action sociale), courriers, notes, tableaux.


• Assurer la gestion du courrier via le logiciel Post Office.


• Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie.


• Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services.


• Rédiger des courriers simples.


• Organiser l’agenda de la direction, gérer la prise de rendez-vous selon les priorités, assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants.


• Classer et archiver les dossiers du service.


• Suivre les dossiers administratifs du personnel : congés, absences, ordres de mission, vacations, intégration, stages, jours de formation et télétravail.


• Prendre les rendez-vous avec l’élu du secteur.

Secrétariat Pôle Solidarité et Pôle Social et suivi des activités

• Assurer le suivi administratif en lien avec les responsables des pôles Solidarité et Social.


• Vérifier la conformité et la mise à jour des dossiers administratifs en lien avec les services concernés.


• Centraliser les tableaux de statistiques des activités de la direction et de ses deux pôles.


• Participer à l’élaboration du rapport d’activité annuel


• Relayer les informations importantes auprès de la direction

Préparation et suivi du Conseil d’Administration et des Commissions

• Organiser les commissions des aides facultatives, ainsi que la logistique et le suivi des réunions de concertation pour l’accès à la boutique alimentaire.


• Mettre en forme définitive et envoyer les délibérations et procès-verbaux des commissions.


• Gérer les convocations, affichages et comptes-rendus.


• Assurer la transmission des délibérations à la Préfecture et le suivi auprès du contrôle de légalité.

Communication et visibilité du service

• Gérer la mise à jour du site Ville pour le service.


• Être référent communication : conception et diffusion d’affiches, information sur le site internet, supports internes et externes.

Référent(e) RGPD

• Veiller au respect des obligations liées au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) au sein du CCAS.


• Participer à la mise à jour du registre des traitements et à la sensibilisation des agents aux bonnes pratiques.


• Assurer le lien avec le Délégué à la Protection des Données (DPD) de la collectivité.


• Contribuer à la mise en conformité des procédures internes et au traitement des demandes relatives aux données personnelles

Missions Occasionnelles

• Participer aux événements du service,


• Suppléer l’accueil en cas de besoin.