Coordinateur administratif (h/f)

Positionnement dans l'organigramme

Au sein de la direction de la Citoyenneté et de la vie des quartiers et sous la responsabilité hiérarchique d'une responsable de service, la responsable administrative exerce son activité en relation avec une équipe composée de 6 médiateurs sociaux.
MISSIONS
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste la responsable de service dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
ACTIVITES PRINCIPALES
Assurer la gestion administrative du service composé d'une responsable, de 6 médiateurs professionnels et d'un groupe important de médiateurs citoyens bénévoles
Effectuer le suivi administratif des demandes d'intervention arrivées par le biais des différentes sources de saisie, issues des signalements des habitants, des services ou élus, des partenaires institutionnels et associatifs (accueil, appels, mails, Sesam, courriers signalés ...)
Assurer l'accueil physique et téléphonique des habitants afin de leur apporter une première orientation / information en matière de médiation et réaliser un traitement de premier niveau des dossiers et suivi en lien avec la cheffe de service.
Assurer le secrétariat du service de Médiation sociale et de la cheffe de service.
Référent application informatique du service : logiciel Médiation
Régisseur principal de la régie d'avance du service
Suivi de la Médiation Familiale

Remarques et compléments
Suivi RH
Suivi du planning du service
Suivi des projets de médiation et des marchés en cours
Suivi des courriers signalés
Administrateur du progiciel spécifique médiation, observatoire de l'activité du service
Production des statistiques périodiques et annuelles sur différents critères de recherche
Prises de rendez-vous pour le prestataire
Suivi logistique et financier
Missions ou activités
ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Participer ponctuellement aux réunions des médiateurs bénévoles en soirée et le week-end et en assurer le suivi logistique.


ACTIVITÉS / COMPÉTENCES DÉTAILLÉES

Savoir faire

Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs

Savoirs

Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de note, etc.)
Progiciels de gestion
Procédures de service
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel et technique du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Communication orale et écrite
Connaissances de base des techniques de médiation pour offrir un accueil ' en médiation '

MOYENS

Matériel bureautique

Progiciels spécifiques, logiciels pack office

Un standard téléphonique