Assistant de service Pôle social CCAS (F/H)

Ville jeune, dynamique et en profonde mutation urbaine, la Ville de Saint-Denis, engagée dans une démarche qualité, réaffirme sa priorité politique : la qualité de l’accueil de la population et des usagers permet de garantir une égalité d’accès des Dionysiens aux prestations délivrées par de nombreux services de la mairie. Le rôle des agents doit contribuer fortement à cet objectif de qualité.

Au sein du Centre Communal d’Action Sociale de Saint-Denis, le Pôle Social est composé du secteur des aides sociales et du secteur d’action sociale liée au logement.

Missions:

Vos principales missions seront en deux volets à :

1-Gestion administrative, logistique et financière :
- Assurer la gestion et la priorisation des sollicitations internes et externes
- Participer à organiser le fonctionnement opérationnel du service (planning, gérer la réservation de salles, prise de notes et réalisation de compte rendu de réunions, diffusion d’informations au sein de l’équipe, accueil physique et téléphonique du public et partenaires)
- Assurer en lien avec la direction la préparation des décisions et délibérations des affaires relevant du Conseil d’Administration du CCAS et du bilan d’activité
- Assurer un rôle d’interface avec le service gestion de la DSDS sur le suivi des paiements
- Veiller à la gestion du matériel informatique et plus largement des stocks de fournitures
- Participer ponctuellement à la continuité de service sur le périmètre de l’accueil mutualisé
- Participer à la gestion et suivi des régies en lien avec l’encadrement
- Gérer l’agenda de la Responsable et de la responsable adjointe
- Effectuer les prises en charge Hôtels CCAS et suivre le paiement en lien avec le service gestion
- Assurer le suivi des régies CMS et Secours d’urgence en lien avec la secrétaire de commissions
- Suivre et appuyer l’équipe dans l’élaboration des bilans d’activité
- Assurer le suivi et réponses des courriers destinés au service et des sollicitations par mails
- Classer et archiver les dossiers
- Participer à certaines tâches en lien avec le secrétariat des aides financières (mise sous pli des notifications, consolidation des procès-verbaux-) en lien avec la secrétaire de commissions et coordination ALF
- Soutenir ponctuellement les secrétaires sociales et agents ALF dans le cadre de la continuité de service

2-Missions Ressources Humaines :
- Préparer et suivre les demandes de recrutement
- Centraliser les congés et absences
- Participer à la préparation administrative nécessaire aux recrutements (demande de recrutement, fiche de poste, convocation, consolidation du dossier des candidat.e.s)
- Participer à l’accueil et l’intégration des nouveaux agents (mobilisation des services supports, livret d’accueil, planning d’intégration au sein du service et de la collectivité)
- Suivre les mouvements de personnels
- Participer à la gestion quotidienne des effectifs du service (absences, congés, état de grève, mise en stage, plan de formations -)
- Participer à élaborer et actualiser les outils de suivis RH
- Assurer le rôle d’interface avec les services ressources