Un(e) Assistant du Maire H/F

Missions principales du poste :

• Gérer l'accueil téléphonique et physique des rendez-vous du Maire,


• Gestion de la boîte électronique du Maire,


• Organise le temps professionnel de l'édile en lien avec le Cabinet : gestion de l’agenda, planification des rendez-vous et déplacements, suivi des priorités avec rappel des informations importantes,


• Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous,


• Accompagner le suivi administratif de ses rencontres, notamment avec les administrés, en lien étroit avec le Directeur de Cabinet,


• Lit et fait le suivi des courriers demandant une réponse du Maire,


• En lien avec le Directeur de Cabinet, gérer la représentation du Maire,


• Effectue la réalisation, la mise en forme et le suivi de documents administratifs (prise de note, rédaction, frappe, diffusion et classement, compte-rendu, Power Point),


• Assure, en lien avec le Directeur Général des Services (et les chefs de services), le suivi des réponses aux courriers et aux mails sensibles,


• Assurer et filtrer les informations pour le Maire, le Directeur de Cabinet et la DGS,


• Faire le lien avec les secrétariats des différentes collectivités dont le Maire est membre ou le Maire a un mandat,


• Suppléer l’Assistante du Cabinet lors de ses absences.

Connaissances et compétences requises :

• Parfaite connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales
• Avoir un excellent sens de l’organisation et savoir gérer les priorités
• Faire preuve de discernement, respecter les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité
• Parfaites qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, excel, logiciels métier)

Temps de travail hebdomadaire : 37 heures hebdo - 12 RTT