Chef(ffe) de service Population H/F

Au sein de la Direction des Affaires générales et juridiques, vous serez placé(e) sous l’autorité hiérarchique de sa Directrice.

 Le service Population a pour compétences l’état civil, les élections et le funéraire (dont la gestion d’un cimetière communal).

 Il est composé d’une équipe de 19 agents polyvalents intervenant sur l’ensemble des missions du service.

Vos activités :

·    Gestion du service :

-  Gestion et suivi des activités relevant du service Population (affaires militaires, état civil, affaires générales, funéraire, accueil du public…)

-  Gestion des échéances

-  Organisation et suivi de l’activité du service (réalisation de tableaux de bord,de statistiques, bilans…)

-   Relations avec les partenaires extérieurs (Préfecture, tribunal judiciaire, etc.).

-   Développer et maintenir à jour une veille juridique sur les domaines relevant du  service

-   Sécurisation juridique des actes et des activités du service

-  Suivi et mandatement des factures du service : vérification de la conformité et dela sincérité des factures, mandatement/engagement, suivi en relation avec la Direction des finances de la Ville

· Management :

-  Définition des fiches de postes

-  Recrutement

-  Encadrement, coordination et régulation du service

-  Organisation des plans de formation

·  Pilotage de projets :

-Mise en œuvre opérationnelle des projets du service existants ou à venir (construction des groupes de pilotage, de travail, de suivi ; rédaction de fiches pédagogiques et de procédures ; analyse de l’existant, établissement d’indicateurs de suivi…)

- Préparation et suivi du budget du service ainsi que des marchés publics

- Organisation, gestion, suivi et coordination des opérations électorales locales,nationales, européennes et referendum en lien avec la Directrice, la Direction Générale et le Cabinet de Madame la Maire

- Etre force de proposition sur les évolutions règlementaires, techniques et technologiques du service.

Vous maîtrisez l’environnement territorial ainsi que celui, très spécifique, de l’état civil, des élections et du funéraire.

 Véritable manager, vous maîtrisez la conduite du changement, disposez de qualités relationnelles avérées et savez dynamiser une équipe tout en suscitant son adhésion à vos idées.

Vous savez également travailler en transversalité avec les services municipaux ainsi qu’avec les partenaires institutionnels, tels que le Procureur de la République près le tribunal judiciaire de Bobigny, les services de la Préfecture de la Seine-Saint-Denis et le CERT de Melun.

 Autonome, vous êtes particulièrement rigoureux(se) et organisé(e).

 Vous disposez d’un grand sens du service public, savez rendre compte de votre activité et faites preuve de discrétion et de disponibilité.

Compétences et formations requises :

 -            Niveau Baccalauréat

-            Expérience en management et sur un poste similaire exigée.

-            Maîtrise des procédures juridiques et administratives en lien avec les activités du service ainsi que du vocabulaire professionnel

-            Connaissances des règles du code civil, du code général des Collectivités territoriales et du code électoral

-            Maîtrise des techniques de management

-            Connaissance du fonctionnement territorial et du statut de la fonction publique

-            Connaissance des principes comptables, budgétaires et administratifs d’une collectivité territoriale et des marchés publics

-            Maîtrise des logiciels métiers (Etat civil, Funéraire, Affaires militaires, gestion des files d’attente et Elections / Courrier, Financier et Airs Délib) et des outils bureautiques

-            Qualités rédactionnelles et relationnelles avérées

Spécificités liées au poste :

 -        Horaires de service : 39 heures hebdomadaires - Présence éventuelle pour nécessité de service le samedi (et le dimanche lors des journées électorales)

-        Permis B indispensable, pool de véhicules de service pour les déplacements