Coordinateur (trice) - secteur Accueil - Standardiste h/f

La ville de Tremblay en France s'est donnée comme objectif de renforcer l'accueil physique et téléphonique des administrés. Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Chef de service Accueil au sein de la Division Evénementielle, vous aurez pour mission au sein de l'accueil centralisé de l'hôtel de Ville, d'accueillir, d'informer, d'orienter et accompagner dans leurs démarches, l'ensemble des administrés.
Vos Activités :
Accueil et relation avec le public
- Assurer et superviser l'accueil physique et téléphonique et orientation des usagers vers les services appropriés.
- Garantir un accueil dynamique, qualitatif et personnalisé des usagers.
- Conseiller et orienter les usagers pour la réalisation de leurs démarches administratives.
- Prise en charge des actes administratifs de premier niveau (remise de livrets de famille, enregistrement des courriers déposés...).
- Superviser les accueils physiques, téléphoniques et ponctuellement événementiels à caractère protocolaire.
- Diffusion des informations obligatoires par voie d''affichage.
- Mise à disposition des documentations relatives aux activités sportives et culturelles
- Planification des permanences et des rendez-vous.
- Participation ponctuelle aux évènements municipaux (mise sous pli...).
Coordination d'équipe et suivi opérationnel
- Encadrer et coordonner l'équipe du secteur Accueil (5 agents).
- Assurer le suivi des absences et proposer les ajustements nécessaires dans l'organisation du service.
- Accompagner l'équipe dans l'appropriation des procédures.
- Accompagner l'équipe dans leur montée en compétences et assurer ou solliciter les formations nécessaires.
- Établir la planification des équipes et transmettre le planning hebdomadaire.
- Reporter quotidiennement un rapport d'activité à la hiérarchie.
- Assurer la gestion des uniformes.
- Contribuer à l'évaluation des politiques publiques en matière d'accueil (qualité de service, efficacité, efficience) à partir des indicateurs d'activité et des retours usagers, et proposer les ajustements nécessaires.
Amélioration continue et veille organisationnelle
- Assurer une veille sur l'évolution du fonctionnement des services.
- Mettre à jour les procédures internes liées à l'accueil du public.
- Identifier, anticiper et corriger les dysfonctionnements liés à l'utilisation des espaces.
- Alerter sur les risques et participer à la mise en place de bonnes pratiques.

Référence de l'offre : inhwf1qu1e