Responsable accueil - Direction du guichet unique H/F

Vendôme, ville-centre de 16 000 habitants, ces services sont mutualisés avec ceux de la communauté d’agglomération Territoires vendômois. Agglomération qui présente un territoire dynamique où activités économiques, culturelles, patrimoine architectural et naturel offrent une qualité de vie enviée. Vendôme se situe à 30 km de Blois, 50 km de Tours et 80 km du Mans, de Chartres et d’Orléans. Paris est à 43 minutes en TGV. La ville fait partie des villes - 4 fleurs -, label attribué par le Conseil national des Villes et des Villages Fleuris. Ce label récompense les actions menées par la collectivité en faveur d’un patrimoine végétal propice à l’amélioration de la qualité de vie. Vendôme est également attributaire du label - Ville d’art et d’histoire - eu égard à son riche patrimoine architectural.

Vous encadrez une équipe de 8 agents polyvalents. Vous organisez l’accueil des administrés et le traitement efficient de leurs demandes sur les deux sites du Guichet unique. Vous garantissez la qualité des prestations délivrées dans une démarche d’amélioration continue.

Vos principales activités
- Encadrement des agents d’accueil : organisation des plannings, coordination de l’équipe et interface avec les services internes ;
- Accueil du public sur l’ensemble des démarches :
- organisation et coordination de l’accueil du public ;
- soutien et supervision technique : état civil (délivrance copies d’actes, naissances, mariages, décès, PACS, tenue des registres-),démarches administratives (instructions Cni-passeports, attestations de recensement, légalisations, autorisations de débits de boisson-) inscriptions péri et extra scolaires, recensement de la population, élections ;
- soutien aux agents pour l’accueil de public difficile ;
- accueil personnalisé pour le traitement de situations complexes ;
- secrétariat de l’élu en charge des rendez-vous d’entretien d’intégration républicaine
- Collaboration avec la cellule back-office : relais d’informations auprès des agents d’accueil et des agents de la cellule back-office ;
- Référent(e) de la démarche Qualité : suivi des indicateurs et plan d’actions, gestion du logiciel Qualios, évaluation des bonnes pratiques.
- Suivi et gestion de la documentation : formalisation et actualisation des procédures ;
- Référent RGPD : mise en place du registre de traitement pour le logiciel Logitud ;
- Référent informatique (gestion des logiciels métier) bureautique et numérique
- Ponctuellement, remplacement et/ou renfort du responsable back-office
- Veille réglementaire

Savoir et Savoir-faire :
- savoir gérer les situations complexes (savoir questionner, analyser et apporter la réponse adéquate), aptitudes pédagogiques avérées ;
- connaître les techniques de gestion de conflit ;
- maîtriser les outils bureautique et informatique : logiciels métier, accueil
- connaître la réglementation de l’état civil :
- connaître l’organisation des différents services de la collectivité et les institutions vendômoises ;
- partager l’information et les compétences avec ses collègues

Savoir-être :
- aptitude à l’encadrement (expérience significative appréciée) ;
- sens des relations humaines et des qualités relationnelles pour créer une dynamique de groupe ;
- savoir être à l’écoute, créer le contact et se montrer disponible ;
- obligation de stricte discrétion et de réserve ;
- être rigoureux, méthodique, motivé, réactif ;
- apprécier et faciliter le travail en équipe et en polyvalence ;
- savoir gérer les situations de stress et faire face aux imprévus,
- savoir s’adapter rapidement aux évolutions des différentes missions ;
- appétence pour le changement et l’amélioration continue.

Les conditions de recrutement:
Par voie de mutation, détachement ou contrat d’un an renouvelable sous conditions. Poste à pourvoir dans les meilleurs délais.

Nos avantages:
ARTT – Compte épargne temps – RIFSEEP – CNAS (Comité national d’action sociale) – Amicale du personnel – Participation employeur pour contrat complémentaire santé et prévoyance – Plateforme de covoiturage Move en collaboration avec Karos - Télétravail selon la charte de la collectivité.

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