Assistant Administratif des résidences autonomie H/F

Placé(e) sous l’autorité directe de la responsable des résidences autonomie, l’assistant(e) administratif(ve) contribue à la gestion administrative des résidences autonomie. Plus largement, l’assistant(e) administratif(ve) ressource prend en charge les missions administratives et financières liées à l’activité des établissements seniors.

Les résidents :
- Accueillir le public,informer, orienter, accompagner,
- Assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les établissements seniors,
Accompagner le bénéficiaire dans l’instruction de dossiers administratifs pour transmission aux organismes et en assurer le renouvellement (APL, APA, ASL-),
- Assurer les inscriptions et les visites des studios,
- Gérer les inscriptions de repas et de pains chaque semaine, les inscriptions au service de restauration,
- Participation aux animations (maintenir un dynamisme au sein de la résidence),
- Informations et communication auprès des résidents et des familles.

La résidence :
- Traiter et gérer la facturation chaque mois,
- Établir et gérer les bons de commande,
- Établir et assurer le suivi des commandes (plantes anniversaire, etc..).

Activité global :
- Participer à la vie du service ,
- Être en relation avec les partenaires du secteur (PAT, MAD, Tuteurs, Professionnels de santé etc-),
- Participer à l’organisation d’évènements particuliers (fête des voisins, fête de la musique, réveillon nouvel an),
- Participer aux réunions de service,
- Participer à la mise en place des projets,
- Participer à la production et procéder à la mise à jour des outils de suivi de l'activité,
- Rédiger des écrits administratifs (courriers, etc ..),
- Participer aux actions engagées par le CCAS en cas de déclenchement de l’alerte 3 du plan canicule et/ou plans d’urgence sanitaire (réunion préparatoire, appels téléphoniques-),
- S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques,
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
- Créer, classer et archiver les dossiers informatiques et administratifs,
- Rédaction des actes administratifs en lien avec la directrice établissements seniors,
- Participer à la rédaction des appels à projets et bilans,
- Assurer la mise à jour des outils (répertoire professionnel, documents internes-),
- Participer à la rédaction des Bonnes Pratiques des services,
- Travailler en collaboration avec le service des finances (loyers et cautions).