Assistant de la Directrice Générale des Services H/F

MISSIONS DU POSTE

Collaborateur privilégié de la Directrice Générale des Services, apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

ACTIVITES

Secrétariat de la Directrice Générale des Services

- Gestion de l’agenda, préparation des dossiers en amont et suivi des rendez-vous, suivi des parapheurs, interface avec les services, préparation et suivi des bureaux municipaux, CODIR, etc.
- Soutien administratif (prise de notes, mise en forme de tous types de courriers, etc.).
- Gestion quotidienne du courrier arrivé (ouverture, tri, enregistrement, ventilation, suivi des réponses, synthèse des principaux courriers pour Monsieur le Maire).
- Classement et archivage des dossiers, gestion logistique du service, organisation des déplacements.
- Accueil téléphonique et physique.

Soutien dans l’organisation du Conseil municipal

- Assure la préparation du Conseil municipal (ordre du jour, commissions, procès-verbaux, dossiers du Conseil, etc.).
- Assure le suivi des arrêtés municipaux, des décisions et des délibérations (numérotation, tenue des tableaux, etc.).
- Assure la publicité, l’affichage, la transmission et la télétransmission des arrêtés, des décisions et des délibérations.
- Assure le traitement et le suivi de certains dossiers thématiques.

Autres missions

- Polyvalence avec l’assistant(e) de Monsieur le Maire

COMPETENCES TECHNIQUES ET RELATIONNELLES

Savoirs socio-professionnels :
- Techniques de secrétariat.
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Capacité à gérer les priorités (demandes écrites ou orales).
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité.
- Aisance rédactionnelle, esprit de synthèse et d’analyse.
- Maîtrise des outils de planification et de suivi.

Savoir-faire :
- Recevoir, filtrer, réorienter et prioriser les demandes, les appels téléphoniques et les courriels.
- Techniques rédactionnelles administratives.
- Saisir et mettre en forme des documents de formes et de contenus divers.

Savoir-être :
- Aisance relationnelle et sens de la diplomatie avec l’ensemble des services, les élus et le public.
- Sens du service public.
- Discrétion et loyauté.
- Autonomie, réactivité et force de proposition.
- Rigueur et sens de l’organisation.
EC21595