Responsable des archives et de la documentation H/F

Collecter, classer, conserver et communiquer les archives de la collectivité. Concevoir et mettre en œuvre les outils de gestion et de recherche des archives. Participer à la valorisation du patrimoine documentaire communal et assurer la promotion des fonds auprès des différents publics.

Activités principales :

Collecte des fonds publics et privés

- Définir et suivre la politique de collecte, de tri et de classement des fonds d'archives.
- Appliquer la réglementation en matière de collecte, de tri et de conservation des archives publiques.
- Organiser les relations avec les services versants et assurer une mission de conseil et d’accompagnement.
- Élaborer les tableaux de gestion.
- Organiser les opérations de versement et d’élimination réglementaire des archives.
- Former les services versants en matière de procédure d'archivage.
- Collecter les fonds d’archives d’origine privée, développer les relations avec les donateurs et assurer la sécurité juridique des fonds collectés.
- Assurer l’aménagement et la gestion des locaux d’archives.
- Doter la Ville d'un logiciel métier.
- Participer à la mise en place d’un système d’archivage électronique mutualisé (GED).
- Assurer le suivi du marché d’externalisation des archives intermédiaires de la Ville.

Traitement et classement des fonds

- Trier, classer et sélectionner les archives en vue de leur conservation ou de leur élimination réglementaire.
- Élaborer les instruments de recherche en lien avec les objectifs de diffusion et de valorisation.
- Assurer le suivi des publications papier et numériques.
- Élaborer et mettre à jour les plans de classement.
- Rédiger les descriptions archivistiques normalisées.
- Réaliser et contrôler l’indexation des fonds.

Conservation des fonds

- Assurer la conservation et la gestion des fonds.
- Définir et mettre en œuvre la politique de numérisation et de restauration des documents.
- Organiser et mettre en œuvre une politique de conservation préventive et curative.
- Organiser et réaliser le récolement réglementaire des fonds ainsi que les bilans sanitaires.
- Assurer le suivi des prêts de documents dans le cadre d’expositions.
- Contrôler les conditions de conservation et assurer le suivi climatique et sanitaire des magasins d’archives.

Communication des fonds d’archives

- Assurer l'accès et la transmission des documents d'archives aux services.
- Répondre aux demandes des usagers et des services.
- Organiser l’accueil et l’orientation des lecteurs.
- Assurer le suivi des statistiques de fréquentation.
- Instruire les demandes de dérogation aux délais réglementaires de communicabilité.
- Répondre aux besoins de consultation des services versants.
- Mettre en place et assurer la gestion et le suivi du parapheur électronique de la Ville.

Documentation

- Assurer le suivi des abonnements des services aux revues spécialisées.
- Réaliser une veille documentaire et juridique de premier niveau.

Gestion administrative

- Encadrer ponctuellement des agents, stagiaires ou intervenants dans le cadre des besoins du service.
- Élaborer, mettre en œuvre et suivre le budget du service.
- Rédiger les bilans, rapports et comptes rendus d’activité.
- Assurer les relations avec les Archives départementales des Yvelines, le Service interministériel des Archives de France et le délégué à la protection des données.

COMPÉTENCES TECHNIQUES ET RELATIONNELLES

Savoirs socioprofessionnels

- Connaissance de l’histoire des institutions et de l’environnement territorial.
- Maîtrise du cadre juridique et réglementaire des archives publiques et privées.
- Connaissance des procédures de collecte, de records management et d’archivage électronique.
- Maîtrise des logiciels métiers et des outils numériques de gestion documentaire.
- Connaissance des normes de description archivistique (ISAD(G), ISAAR(CPF)) et des vocabulaires normalisés.
- Connaissance des principes de conservation préventive, de restauration et d’aménagement des locaux d’archives.
- Connaissance de la réglementation relative à la communicabilité des archives publiques.
- Maîtrise de la réglementation RGPD.
- Connaissance des techniques de valorisation des archives (expositions, ateliers pédagogiques, publications).
- Connaissance du droit de la propriété intellectuelle et du droit à l’image.
- Notions de paléographie appréciées.

Savoirs-être

- Sens du service public.
- Curiosité intellectuelle.
- Capacité à conduire le changement et à travailler en transversalité.
- Esprit d’analyse et de synthèse.
- Réactivité et force de proposition.
- Qualités pédagogiques et relationnelles.
- Rigueur, méthode et autonomie.
- Sens de l’organisation et de la discrétion professionnelle.

EC21595