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Secrétaire au Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) H/F

 MAIRIE DU KREMLIN BICETRE     Contractuel


kremlin bicetre 94 recrute
26/09/2018

Descriptif et missions

MAIRIE DU KREMLIN BICETRE recrute :
Secrétaire au Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) H/F

La Ville du Kremlin-Bicêtre (26 500 habitants)
Val de Marne
Recrute pour la Direction des Solidarités

1 Secrétaire au Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) H/F
Catégorie C – Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux

Placé(e) sous la responsabilité de la responsable du service CCAS, vous serez chargé(e) d’assumer les missions suivantes :

Accueil téléphonique
- Identifier et gérer la demande et son degré de priorité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Accueillir le public avec amabilité
- Reformuler les demandes
- Gérer les situations de stress

Orientation téléphonique du public
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaitre les organigrammes internes)
- Assurer un accueil téléphonique de qualité, valorisant l’image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents

Gestion des courriers (internes et externes)
- Tri et répartition des courriers papiers et dématérialisés
- Envoi des courriers au départ du pôle actions sociales municipales
- Enregistrement des courriers sur le tableau de suivi (reçus et envoyés)

Secrétariat
- Gestion des plannings Outlook (directrice des Solidarités, CCAS)
- Rédaction de courriers motivés informant les demandeurs de la décision émise par la commission permanente, de convocation aux différentes instances du CCAS
- Préparation et suivi administratif des dossiers pour le conseil d’administration
- Assister la responsable dans la gestion de l’établissement public : réservation des salles et du matériel nécessaire à la tenue des différentes réunions et instances du CCAS, tenue des registres, bilan d’activité
- Transmission au service comptabilité et/ou à la trésorerie de l’état des aides à payer
- Tenue des enveloppes financières : FSH-énergie, Véolia, Sipperec-
- Lien avec les partenaires en corrélation avec les différents dispositifs d’aide pour l’établissement public CCAS (Engie, chèque service, gestionnaires hôteliers-) + directrice des Solidarités
- Commandes de matériels : bureautique, petit matériel de bureau-
- Coordination du classement et de l’archivage des documents socio-administratifs et budgétaires
- Participation à l’élaboration du bilan de l’établissement public : coordination régulière de la mise à jour des outils informatiques mis à disposition, tenue de l’évolution des montants d’aides allouées
- Tenue de la régie CAP

Profil recherché

Profil
- Autonomie et sens de l’organisation
- Capacités d’initiatives
- Garant de l’image du service public : ponctualité, rigueur, amabilité, patience, sens de l’écoute, diplomatie, discrétion et secret professionnel, neutralité et objectivité face aux situations
- Différencier la demande et le besoin
- Connaitre les missions des partenaires publics et associatifs
- Bonne connaissance de l’outil informatique
- Bonne maîtrise du français


Conditions

- CDD de 3 mois à pourvoir dès que possible
- Horaires : 35h /semaine (amplitude 8h30 – 18h)
- Remboursement intégral des frais de transports en commun correspondant au trajet domicile / lieu de travail

Avantages liés au poste

Avantages collectifs au travail

  • Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
  • Régime indemnitaire

Description de la collectivité

Le Kremlin-Bicêtre est une commune de la petite couronne de Paris. Elle se trouve au sud-est de la capitale, au niveau de la Porte d'Italie. Elle est composée de 27 000 habitants.



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