Référent administratif accueil (H/F)

Le Référent administratif accueil assure le premier accueil physique, téléphonique et numérique des
usagers. Il apporte une réponse socio- administrative de premier niveau : information,
compréhension de la demande exprimée, aide aux démarches en ligne pour les publics accompagnés,
orientation. Ainsi, il contribue à la continuité du service public.
Il assure un rôle de soutien administratif, bureautique, organisationnel et logistique auprès des
professionnels sociaux et médico-sociaux du territoire.
Dans une logique de polyvalence et de continuité de service, il participe au bon fonctionnement
administratif général du Territoire d’Action Sociale.
Accueil des publics et réponses de premier niveau
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique de tous les publics en première instance
- Apporter une écoute adaptée et gérer les situations sensibles ou de tension
- Identi-er les demandes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents
- Fournir des informations générales et une aide administrative de premier niveau
- Organiser l’activité d’accueil : gestion des plannings, permanences, rendez-vous et ressources documentaires
- Veiller aux conditions matérielles d’accueil, à la con-dentialité et à la qualité du service rendu
Soutien administratif aux professionnels sociaux et médico-sociaux
- Assurer les tâches de secrétariat général et le traitement administratif courant
- Enregistrer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants
- Rédiger les courriers généraux et spéci-ques à partir des modèles départementaux
- Assurer, si nécessaire, les prises de notes et comptes rendus de réunions
- Veiller à la conformité des documents, formulaires et supports utilisés
- Garantir le respect des circuits de transmission et la conformité formelle des écrits professionnels
Organisation et gestion du fonctionnement du territoire
- Participer à l’organisation générale des activités sociales et médico-sociales
- Tenir à jour les outils de suivi : échéanciers, listings, tableaux de bord
- Participer à la gestion administrative du personnel : congés, horaires, absences, tableaux d’effectifs
- Assurer la diffusion des informations internes
- Maintenir à jour les supports d’information et veiller à leur accessibilité
- Assurer et suivre la gestion logistique du territoire : fournitures, mobilier, locaux, matériel
Participation à l’amélioration continue du service
- Participer au recueil et au suivi des données statistiques d’activité
- Être force de proposition dans une logique de simpli-cation, d’adaptation et d’optimisation des pratiques
administratives
- Contribuer à la cohérence des pratiques à l’échelle départementale
- Participer à la continuité de service dans un cadre de polyvalence administrative
Missions complémentaires
- Participation ponctuelle à des actions collectives ou événements organisés par le territoire
- Renfort administratif sur d’autres missions en fonction des besoins du service
- Participation à des groupes de travail internes ou démarches qualité

Compétences métier
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Excel, messagerie, Internet)
- Capacité à utiliser les logiciels métiers et applications institutionnelles
- Qualités rédactionnelles et maîtrise des écrits administratifs
- Connaissance générale des politiques sociales et médico-sociales
- Connaissance de l’environnement institutionnel et des partenaires
- Respect du secret professionnel et des règles de confidentialité
Aptitudes requises
- Sens de l’accueil et qualité relationnelle
- Capacité d’écoute et gestion des situations difficiles
- Rigueur et sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation et polyvalence
- Aptitude au travail en équipe pluridisciplinaire
- Réactivité et autonomie dans l’organisation du travail
- Respect des procédures et des délais
- Maîtrise de soi face à des publics en difficulté
Formation et expérience
- Formation et expérience dans le domaine Administratif

Contexte du poste/contraintes
- La résidence administrative de l’agent est fixée au sein d’un Aveyron Services
- Dans le cadre de son activité, l’agent intervient sur l’ensemble du territoire et ses différents sites, ainsi que ponctuellement à
l’échelle départementale
- Activité nécessitant des contacts fréquents avec des publics en situation de vulnérabilité
- Travail en équipe pluridisciplinaire
- Polyvalence et continuité de service indispensables
- Permis B
EC20611