Agent.e de gestion administrative et renfort secrétariat - Offre 2484 H/F

MISSION : il.elle apporte un soutien administratif aux secrétariats des MDS du territoire Grand Nancy en lien avec les professionnels de la MDS, les usagers et les partenaires.

ACTIVITES

Accueil 

· Assure l’accueil téléphonique et physique du public, identifie la demande et oriente vers le professionnel adapté

· Fait le lien avec les travailleurs sociaux, médico-sociaux et le public rencontré, évalue l’urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité

· Fait le lien avec les partenaires en fonction de la demande des usagers

· Participe à la gestion des plannings de l’équipe et gère la prise de RDV pour les professionnels

Gestion administrative et secrétariat

· Assure la gestion du courrier (enregistrement arrivée/départ, diffusion)

· Contribue à l’organisation des activités de la MDS

· Contribue au secrétariat de la MDS (saisie du courrier, présentation des écrits des professionnels, …), peut assurer un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité

· Effectue la relecture et la mise en forme des écrits des professionnels avant transmission

· Apporte un soutien pour l’archivage et le classement

·  Procède aux saisies régulières et tient à jour les données des usagers dans le Système d’Information Social (IODAS)

Spécificités

· Est amené.e à se déplacer fréquemment pour assurer le secrétariat sur les MDS du territoire du Grand Nancy soit dans le cadre d’une absence ou d’un renfort en cas de surcharge d’activité dans un objectif de continuité de service

En l’absence du (de la) secrétaire de MDS

• Gère l’organisation logistique de la MDS (commandes de fournitures, recensement du mobilier, demande d’interventions) en lien avec les services départementaux.

Compétences techniques :

• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité

• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)

• Mettre en forme les documents selon la charte graphique du Conseil général

• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,…)

• Maîtriser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

• Connaître les logiciels spécifiques du service/de l’activité

Compétences stratégiques :

·  Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail

·  Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

·  Savoir orienter les personnes vers l’interlocuteur ou l’organisme adéquat

·  Être en mesure d’alerter lors d’un dysfonctionnement

·  Savoir s’adapter (aux outils/à une équipe)

Compétences relationnelles :

· Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

· Savoir écouter

· Comprendre les besoins de son interlocuteur

· Préserver  la confidentialité des échanges et des dossiers

· Etre en mesure de travailler en équipe

· Savoir se rendre disponible