Assistant(e) administratif (ve) Appui aux territoires 54 - Offre 776 H/F

MISSION : l’assistant.e POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI assure pour son territoire le traitement administratif et financier des dossiers de subvention liés à l’AT 54 ainsi que l’accompagnement administratif pour la gestion de l’Appui aux territoires 54 (AT54). Il/elle assure des fonctions administratives et comptables en appui aux autres services de la Direction des services territoriaux.

ACTIVITES

Traitement des demandes de subvention

· Vérifie les pièces, fait les demandes complémentaires si nécessaire et saisit les dossiers dans le logiciel Grand Angle

· Prépare les courriers (accusé de réception, refus, compléments, notifications) et en assure le suivi jusqu’à leur envoi par les services centraux

· Assure le suivi informatique dans Grand Angle (mise à jour des dossiers, complétude des indicateurs : politiques publiques, priorités, priorisation…)

· Réceptionne les demandes de paiements, contrôle les pièces justificatives, demande les pièces manquantes, procède à la liquidation

· Effectue les annulations réglementaires et émet les titres de recettes correspondants

· Contribue à l'élaboration et à l’édition des documents de suivi, tableaux de bord et rapports d'activités, ainsi qu’au suivi de l’évaluation de l’AT 54.

Préparation des commissions territoriales et des rapports en commission permanente

· Effectue l'extraction des listes de dossiers complets à partir de Grand Angle

· Contribue à la proposition de programmation établie par POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI chargé.e d’Appui aux territoires 54 et POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI conseiller.ère départemental.e délégué.e territorial.e, soumise à la commission territoriale en préparant les tableaux correspondants

· Vérifie les dossiers et procède à leur enrôlement après vérification des lignes analytiques

· Saisit les avis de commission territoriale, prépare et rédige les rapports en commission permanente

· Contribue au paiement des subventions à partir de Grand Angle

Autres activités administratives

· Assure l'accueil téléphonique et physique, renseigne les porteurs de projets sur le dispositif de subventions de l’AT 54 et sur les dossiers (suivi des demandes, délais de dépôt, de validité, procédures, règlements…)

· Organise et effectue le classement des dossiers et des courriers

· Elabore des outils de suivi d’activité permettant la production de statistiques

· Elabore des notes d’aide à la décision

· Gère l’activité professionnelle POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI la chargé.e d’Appui aux territoires 54 et assure l’organisation logistique

· Participe et contribue à la réflexion lors de groupes de travail sur des dossiers spécifiques

· Assure le traitement des aides aux projets dans le cadre de l’AT 54 (dossiers des crèches en particulier)

Spécificités

· Assure des fonctions administratives et comptables en appui des autres services de la Direction des services territoriaux

· Participe au bon fonctionnement de l’organisation du pôle des assistantes de direction du territoire

· Participer à la gestion d’autres dossiers thématiques  ( ESS, etc…)

Compétences techniques :

• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Connaître les principes d’exécution budgétaire

• Connaître le cadre réglementaire lié à l'activité

• Connaître les règles de la comptabilité publique

·  Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunion

·  Savoir utiliser des outils de suivi

·  Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord

Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité

• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

Compétences stratégiques :

· Faire preuve de rigueur dans l’organisation de son travail

· Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail

· Etre capable de prendre des initiatives

· Planifier les activités en fonction des contraintes et des échéances.

· Alerter sur les risques, dysfonctionnements ou les urgences à traiter

• Savoir anticiper

• Savoir être réactif

Compétences relationnelles :

• Etre en mesure de travailler en équipe

• Savoir créer un climat et une relation de confiance

• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

• Faire preuve de diplomatie

• Savoir écouter

• Savoir faire respecter les règles et les échéances

• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers