Assistant.e administratif. ve - Offre 1213 H/F

MISSION : l'assistant.e administratif.ve assure un soutien dans les missions administratives du médecin référent Protection de l'enfance et fait le lien avec les partenaires extérieurs. Il.elle inscrit son action au sein du projet d'administration, est tenu.e au secret professionnel. Il.elle apporte sa contribution à la mise en œuvre de la politique départementale Enfance Famille telle que définie par l'assemblée départementale et par le code de la santé publique et de l'action sociale et des familles.
ACTIVITES
Assistance administrative, planification et suivi
• Reçoit, filtre et réoriente lorsque nécessaire les courriers électroniques
• Saisit des documents de formes et de contenus divers, met en forme tous types de courriers
• Rédige des documents administratifs, des comptes rendus et procès-verbaux de réunions
• Gère et/ou actualise la mise à jour de dossiers de santé des enfants confiés
• Recherche des informations, notamment réglementaires, vérifie la validité des informations traitées et diffuse aux personnels concernés
• Tient à jour les documents réglementaires du service
• Gère l'activité professionnelle du responsable (ou des responsables), en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
• Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
• Participe aux à l'organisation des réunions médicales, aux groupes de travail et aux projets en lien avec la Protection de l'enfance
• Fait le lien avec les différents services de la Direction Enfance famille et Santé publique (DEFSP) et les partenaires extérieurs (structures d'accueil, hôpitaux, libéraux...)
• Assure la diffusion des informations concernant la santé des mineurs confiés
•Participe à la gestion et traitement des courriers et des courriels du médecin référent Protection de l'Enfance et son agenda
•Participe à la gestion et à l'organisation des journées thématiques de la DEFSP
•Gère la transmission des rapports de commissions permanentes et de sessions dans le logiciel dédié
•Gère les droits d'accès aux serveurs restreints
•Participe à la mise en page du rapport d'activité du Médecin référent Protection de l'enfance
• Renseigne les tableaux de suivi des activités du service
• Trie, classe et archive les documents du service
• Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire

Accueil et relations avec le public
• Effectue l'accueil physique et téléphonique du service (usagers, agents, partenaires)
• Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
• Conseille et oriente le public vers l'interlocuteur ou le service compétent.

Référence de l'offre : k9dr3mzhuh