Assistant.e au Secrétariat de la Présidence - Offre 911 H/F

MISSION : l’assistant.e est chargé.e du secrétariat de la présidence et de la direction de cabinet : gestion de l’agenda de la présidente et du directeur de cabinet, accueil des rendez-vous de la présidente et de la directrice de cabinet, coordination de la préparation des dossiers de la présidente. Il.elle travaille en lien avec l’assistant.e chargé.e du secrétariat de l’Exécutif, qu’il.elle peut être amené.e à suppléer le cas échéant.

ACTIVITES

Appui à l’organisation administrative de l’activité du cabinet

• Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers

• Rédige des courriers réponses

• Gère l’agenda de la présidente en fonction du cadre défini : rendez-vous, réunions, déplacements, frais, …

• En lien avec la directrice de cabinet et le chef de cabinet, coordonne avec l’agent.e de gestion administrative la préparation des dossiers des différentes réunions quotidiennes, les dossiers de lecture, les courriers réservés et les déplacements de la présidente et assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions de la présidente

• Coordonne l’appui aux chargés de mission dans l’exercice de leurs prérogatives, en lien avec l’agent.e de gestion

• Intervient pour assurer l’organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, …)

• Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l’Assemblée, commission permanente, session)

• Apporte un appui administratif ou logistique à l’organisation de manifestations ou opérations particulières liées au fonctionnement du cabinet

• Organise avec l’agent.e de gestion le tri, le classement et l’archivage les dossiers de la présidente

• Utilise le logiciel de suivi du courrier, gère le planning des congés et l’arrivée des nouveaux arrivants

 Accueil et relations avec le public

• Assure l’accueil du secrétariat de la présidence

• Prend les messages et les transmet rapidement au bon interlocuteur et alerte lorsque nécessaire, peut gérer des situations individuelles

Information et communication

• Veille à la circulation des informations entre le cabinet et la direction générale des services selon les consignes données

• Travaille en réseau avec l’assistant.e de direction de la direction générale des services

Spécificités

• Travail en binôme avec l’assistant.e du Secrétariat de l’Exécutif, dont il.elle assure  la suppléance en cas de besoin.

• Poste soumis à des horaires de permanences téléphoniques entre 12h et 14h et entre 16h30 et 18h

• Le poste nécessite une forte adaptabilité en matière horaire.

Compétences techniques :

• Maîtriser l’organisation et les circuits de décision de la collectivité

• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité

• Connaître les enjeux de la collectivité

• Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion

• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage…)

• Mettre en forme les documents selon la charte graphique

• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord

• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

• Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l’activité

Compétences relationnelles :

• Maîtriser les techniques de l’accueil téléphonique et physique

• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

• Préserver la confidentialité des échanges et dossiers

• Faire preuve de diplomatie

• Savoir se rendre disponible

• Savoir gérer le stress

• Promouvoir l’image de la direction / service auprès des interlocuteurs

Compétences stratégiques :

• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat

• Planifier et programmer

• Etre capable de prendre des initiatives

• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d’importance ou d’urgence

• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques

• Transmettre fidèlement les messages et attirer l’attention sur un problème éventuel

• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter