Assistant administratif H/F

L'agent apporte un soutien administratif aux agents du service Vie des assemblées et Courrier. Il doit être en capacité de suppléer à l'absence de ses collègues de la Vie des assemblées pour l'organisation et la tenue d'un conseil.


Missions principales :

Suivi des commissions thématiques de Montluçon Communauté et de la Ville (élaboration de l'ordre du jour, envoi des convocations, suivi des comptes-rendus)
Tenue et suivi des agendas des instances délibératives Ville et Agglo ainsi que des rétroplannings (planning, organisation)
Gestion des actes administratifs (décisions et arrêtés) avec dépôt dématérialisé en Sous-Préfecture
Tenue et archivage des registres des délibérations, décisions, arrêtés et recueils administratifs
Aider à la préparation, à l'installation et au traitement des conseils communautaires et municipaux (constitution des dossiers, ordre du jour, convocation, installation de la salle, secrétariat des conseils, dépôt Sous-Préfecture et prélèvement des accusés de réception, diffusion et archivage, recherche documentaire)
Rédaction des comptes rendus des bureaux communautaires, conseils communautaires, conseils municipaux et conférences des Maires
Création des profils utilisateurs (élus et administratifs) dans AirsDélib, IdelibRE, Datahall, Com'élus et assistance aux utilisateurs pour la manipulation des logiciels
Gestion et suivi de la correspondance avec les Elus communautaires


Missions secondaires :

Gérer les demandes émanant des services (téléphoniques, mails) en cas d'absence
Suppléer au secteur courrier et assurer la continuité du service