agent chargé de la centralisation des demandes H/F

La Ville d’Annemasse recherche pour sa Direction Administration et Finances du pôle Aménagement durable et cadre de vie :

Un agent chargé de la Centralisation des demandes (H/F)

- recrutement par voie contractuelle -

La Direction Administration et Finances du Pôle Aménagement Durable et Cadre de Vie (ADCV) assure des missions transversales pour les Directions Patrimoine bâti, Exploitation et maintenance des bâtiments, Aménagement des espaces publics, Parcs et jardins et maintenance de la voirie, Transition écologique, Urbanisme et foncier et la DGST du pôle.

Elle est composée de 7 agents dont 2 agents dans la Cellule Accueil/centralisation chargés de l'accueil, de tâches de secrétariat, de l'enregistrement et du suivi des demandes d'interventions techniques, de la gestion du pool autos/vélos, ainsi que de 5 agents dans la Cellule Assistants chargés de l'assistance administrative et comptable aux services opérationnels.

Sous l'autorité de la Directrice Administration et Finances et au sein de la Cellule Accueil / Centralisation, l’agent est chargé de la Centralisation des demandes, avec une capacité de polyvalence sur le poste d’accueil physique et téléphonique du Centre Technique Municipal, incluant la gestion du pool de véhicules et les tâches administratives du secrétariat, en cas d’absence ou en renfort. Vous serez chargé :

1 – Centralisation des demandes d’intervention (80%) :
- Utilisation quotidienne du logiciel Open GST : réception des demandes d’intervention par téléphone, mail (dont Clic Annemasse), ou physiquement, saisie sur le logiciel, envoi d’un accusé réception mail au demandeur, transmission au technicien concerné.
- Informer par mail les demandeurs externes quand leur demande a été rejetée avec le motif du rejet.
- A réception des demandes de la Direction Evènementiel, réaliser les fiches de demande de matériel au service TFM, et d’intervention aux Services techniques concernés
- Gérer le prêt de matériel pour des manifestations accordés par les Directions Bâtiment, Aménagement des espaces publics, et Evènementiel à d’autres services ou associations.
- Édition de divers tableaux de bord et bilans extraits du logiciel Open GST.

2 – Missions complémentaires (20%) :
- Gestion du contrôle d’accès : mise en place d’une nouvelle mission en lien avec le contrôle d’accès récent mis en place sur certains bâtiments municipaux
- Renfort éventuel auprès de la Cellule Assistants : saisie de bons de commande, traitement de factures sur le logiciel comptable CIRIL

3 - Tâches administratives liées au binôme avec l’agent d’accueil :
- Accueil physique et téléphonique du Centre technique municipal
- Gestion du pool de véhicules, notamment demandes de réservation
- Rédactions de notes, rapports, courriers, arrêtés
- Ventilation, distribution du courrier arrivé et circulation des parapheurs