Chargé d'accueil et de gestion administrative h/f

La ville d'Annemasse recherche pour sa Direction Education et Petite Enfance
Un chargé d'accueil (h/f) et de gestion administrative au pôle accueil
- Recrutement par voie contractuelle -

Vous serez en charge des missions suivantes :

Assurer l'accueil des usagers
Accueillir, informer et orienter les usagers sur l'offre périscolaire au sein de la collectivité
Informer les usagers sur les démarches à suivre pour les inscriptions scolaires et périscolaires
Assurer la prise de rendez-vous sur le logiciel Synbird
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
Répondre aux demandes transmises par courrier électronique
Traiter informatiquement les demandes transmises par voie dématérialisée via l'espace citoyen

Instruire et traiter les dossiers d'inscription
Réceptionner et vérifier les pièces justificatives lors du dépôt des demandes
Créer les dossiers familles dans le logiciel de gestion
Veiller à la qualification et la mise à jour de la base de données
Enregistrer les inscriptions scolaires en lien avec le référent du secteur enseignement primaire
Enregistrer les inscriptions périscolaires : restauration, CLAE et centre de loisirs
Traiter les demandes d'inscription occasionnelles
Gérer les signalements d'absence
Assurer le suivi des demandes d'inscription sur liste d'attente

Gestion administrative en lien avec les services partenaires
Participer à la réalisation et au suivi des commandes de repas en lien avec le pôle restauration
Effectuer le contrôle de cohérence entre les effectifs et les capacités d'accueil
Editer les listes d'appel à destination des équipes de terrain
Réaliser les traitements périodiques sur le logiciel de gestion
Récupérer les listings d'appels et procéder à la régularisation des pointages
Assurer l'interface avec la régie pour la résolution des problèmes de facturation
Assurer un appui auprès des équipes périscolaires sur les situations particulières : familles en situation
de grande précarité, enfants à besoins particuliers, gardes alternées

Finalité du poste

Assurer l'accueil et la gestion administrative au pôle accueil

Avantages collectifs

Démarche managériale inspirée des expériences d'entreprises libérées