Chef de service Gestion de la relation aux citoyens et gestion électronique du courrier/reprographie/fournitures (h/f)

Organiser et contrôler l’exécution du travail des agents de la reprographie, du courrier et des appariteurs.
Assurer les tâches administratives du service, financières, logiciels métiers, mobiliers et fournitures de bureau
Missions ou activités - Encadrer et manager les agents du service, gestion des ressources humaines (évaluations, congés, absences et recrutements-) ;
- Animer l’équipe, conduite de réunions, définitions des objectifs opérationnels et mise en œuvre ;
- Veiller à la bonne exécution des travaux réalisés par l’équipe en diagnostiquant et en priorisant les interventions (définir les priorités, qualité et respect des délais d’exécution des interventions, faire face aux impondérables) ;
- Contrôler la mise en œuvre des consignes d’entretien et de maintenance du matériel ;
- Contrôler le respect des règles d’hygiène et de sécurité ;
- Assister les utilisateurs sur les copieurs et la mise en place de nouveaux matériels ;
- Préparation, suivi et clôture du budget du service, devis, exécution des bons de commande, pour la reprographie, le courrier, le mobilier et les fournitures de bureau ;
- Saisie et suivi des demandes dans le logiciel finance ;
- Responsable des logiciels applicatifs, courriers (GEC) ; bilans, statistiques, soutien aux partenaires de la collectivité ;
- Responsable du suivi (commande et livraison) et de la gestion des stocks de consommable, fournitures bureaux, mobiliers ;
- Proposer et concevoir des indicateurs de gestion d’activité, statistiques, planning, reporting, bilans ;
- Assurer une veille technologique des secteurs courriers et reprographie ;
- Travailler en équipe avec les chefs de services de la direction et les partenaires de la collectivité internes et externes ;
- Responsable de la gestion des demandes courrier, distribution par les appariteurs ;
- Etre force de proposition pour la Direction de la Relation aux Usagers, propositions d’actions d’amélioration du service, diagnostique, plan d’action, présentation, action de correction ;
- Veiller à la qualité des documents reprographiés, être garant du respect des engagements liés à la démarche qualité du service.
Profil recherché Compétences requises :

Management et encadrement ;
- Parfaite connaissance du cadre réglementaire et des techniques applicables aux activités de reprographie et mobilier ;
- Travailler en équipe, collaborer, rendre compte, être force de proposition ; connaître la méthodologie de projet ;
- Connaissance des outils informatiques et digitaux, pack office, bonne connaissance d’Excel, tableaux de bord de gestion.

Qualités nécessaires à l’exercice de la fonction

- Respect de l’obligation de réserve et de la hiérarchie ;
- Autonomie et adaptabilité aux évolutions techniques de la reprographie et du courrier
- Ponctualité, discrétion, assiduité

EC20911