Agent d’état-civil, élections, cimetière H/F

Vous aurez pour mission d'accueillir et accompagner les usager-e-s dans leurs démarches, tenir et mettre à jour les registres de l’état civil dans le respect de la législation en vigueur et des engagements qualité de la Ville de Bry-sur-Marne.

Vos principales missions liées à l’Etat-Civil :
Accueil du public et gestion des guichets
- Accueillir le public au guichet, répondre aux appels téléphoniques et renseigner les usagers
Prendre les rendez-vous téléphoniques pour les démarches qui le nécessitent et indiquer les pièces à fournir lors du rendez-vous et réorienter, si besoin vers le bon service ou la bonne administration (MAE, Préfecture, etc.)
- Recueillir les demandes de livrets de famille, enregistrer les naissances et les reconnaissances, instruire les demandes de changement de nom ou de prénom
- Enregistrer les décès et délivrer toutes les autorisations nécessaires à l’organisation des obsèques avec accueil des familles ou des sociétés de pompes funèbres en mairie
- Accompagner les couples dans leur projet de mariage civil, de la prise d’informations à la célébration du mariage (2 à 3 rendez-vous en mairie avant la célébration)
- Auditionner les administrés souhaitant se marier dans un consulat général de France à l’étranger et des couples souhaitant se marier dans la commune
- Accompagner les couples dans leur projet de PACS de la prise d’informations à son enregistrement. Vérifier les demandes de modification et de dissolutions de PACS et les enregistrer.

Gestion administrative des dossiers d’état-civil
- Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil
- Transcrire les naissances et les décès hors Commune sur les registres
- Répondre aux demandes de délivrance d’actes d’état civil adressées par internet, courrier et via COMEDEC (plateforme d’échanges de données dématérialisés entre les administrations, les notaires de France et la mairie).
- Apposer les mentions reçues sur les registres d'état civil (mariages, divorces, changements de régime matrimonial, répertoire civil, pacs, actes de notoriété, certificat de nationalité française, etc.)
- Apposer les jugements et les rectifications administratives sur les registres d'état civil
- Créer et mettre à jour les livrets de famille
- Constituer des dossiers de parrainage civil et de noces d’or
- Établir les statistiques et les transmettre quotidiennement à l’INSEE et à la PMI (protection maternelle et infantile)
- Organiser et tenir l’archivage des dossiers d’état-civil

Missions liées à l’organisation des scrutins électoraux :
Ces missions s’effectuent en collaboration avec l’accueil centralisé :
- Tenir et mettre à jour des listes électorales (inscriptions, radiations, refontes)
- Préparer les commissions électorales (ordre du jour, convocations, dossiers)
- Participer à l’organisation matérielle des scrutins (mise sous pli, commande et préparation des fournitures, enregistrement des procurations, édition des cartes électorales, des listes d’émargements, des divers listings, etc.)
- Participer aux journées et soirées électorales

Missions liées à la gestion administrative du cimetière
Ces missions s’effectuent en collaboration avec le gardien du cimetière
- Accueillir les familles en deuil et les entreprises de pompes funèbres
- Participer à la gestion administrative du cimetière : attribution et renouvellement des concessions, établissement des titres de concessions, tenue des registres, gestion des reprises, etc.
- Délivrer des autorisations de fermeture de cercueil, transports de corps, inhumations, exhumations, crémations, etc.
- Contrôler des documents et constituer des dossiers d’inhumation et d’exhumation
- Contrôler sur site l’état des sépultures, le respect de la règlementation funéraire par les divers intervenants
- Organiser l’agenda du cimetière