ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Emploi à temps complet - Catégorie C
Formation en secrétariat de niveau Bac ou équivalent

MISSIONS

Sous l’autorité de la responsable du pôle administratif, assure la gestion administrative de la direction de la Police Municipale.

Accueillir téléphonique et physique, avec prise en charge de l’accueil planton et l’orientation du public - Organiser les réunions, les rendez-vous et le suivi de l’agenda du Directeur - Collaborer au reporting sur les missions de la Direction (tableaux, fiches de suivi-) - Être le correspondant de la direction auprès de la direction financière et de la commande publique - Aider au suivi budgétaire, établissement des bons de commande et suivre les marchés publics du service - Suivre l’ensemble du circuit des courriers entrant / sortant pour la Police Municipale ; répondre à partir du logiciel Elise ; suivre les délais de réponse et relancer les responsables de services si nécessaire - Rédiger et mettre en forme l’ensemble des courriers à partir des informations techniques fournies par chaque responsable de service - Coordonner le suivi Elise avec les autres services administratifs de la ville et la Direction Générale des Services - Mettre en forme et éditer les documents, rapports et supports de communication divers - Organiser le matériel des réunions de service et élargies (convocations, ordres du jour, supports, etc-) et rédiger les comptes rendus - Organiser et gérer le classement des dossiers de la direction - Planifier les entretiens d’évaluations et suivre les circuits des comptes rendus d’entretiens du pôle administratif - Suivre les dossiers Agent PM (Agréments, assermentations, ports d’armes, -) - Suivre les heures mensuelles des agents non titulaires - Elaborer les arrêtés municipaux - Superviser la gestion des objets trouvés, le suivi administratif de la transmission des PVE et Contraventions, les statistiques annuelles et mensuelles et l’élaboration des tableaux d’analyses - Gérer la fourrière.