Assistant.e administratif.ve au sein de la Direction de la Santé F/H

Sous la responsabilité du/de la directeur.rice de la santé, l’assistant.e administratif.ive est le/la premier.ère interlocuteur.trice des collaborateurs internes ou externes de la direction. Il/elle maîtrise le mode de fonctionnement de l’environnement territorial. Collaborateur.rice direct.e du/ de la directeur.rice et des médecins directeurs.rice, il/elle est chargé.e de les assister dans la gestion et l’organisation administrative de la direction et est en capacité de préparer, collaborer, prendre en charge des dossiers. Il/elle facilite le travail interne de la direction et le travail transversal au sein des services et de la collectivité. La diversité des questions traitées, des outils utilisés et des interlocuteurs rend ses capacités d’adaptation indispensables.

Vos missions :

Gestion administrative de la direction
- Assure l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes/externes
- Suit le courrier et veille aux échéances
- Prend en charge la réponse à certaines demandes internes/externes
- Assure le suivi administratif des dossiers en cours
- Gère l’agenda et établit des plannings de travail
- Assure la préparation, rédaction et le suivi des délibérations de la direction
- Veille au respect des règles et à la discrétion nécessaire au domaine d’activité
- Participe à la diffusion d’informations aux interlocuteurs
- Assure le classement des dossiers électronique ou papier-

Participe à l’organisation de la direction
- Veille à la diffusion au sein de la direction et auprès des chefs de service des informations transversales, générales ou spécifiques
- Transmet des instructions de travail, des informations nécessaires à la gestion et réalisation de dossier en interne et en externe
- Rappelle, informe et veille à l’application des règles et procédures internes
- Organise le suivi des réunions et établit les comptes-rendus
- Assure le suivi des présences et des absences des agent.e.s de la direction et des responsables de service
- Veille à la gestion des délais relatifs aux validations
- Assure l’organisation des tâches pour la continuité des missions lors des absences

Participe aux missions et dossiers portés par la direction

- Est le référent pour certains dossiers
- Aide à la préparation et au suivi des dossiers en lien avec le/la directeur.rice et les médecins directeurs.rices
- Assure le suivi des décisions des différentes instances
- Collabore à la construction d’outils tel que le projet de direction et les projets de service