Responsable secteur Etat Civil H/F

Sous l’autorité du (de la) Responsable de Service, le/la Responsable de Etat Civil anime la mise en œuvre opérationnelle des orientations stratégiques du travail de l’administration définies en matière d’état civil dans le cadre du programme municipal. Il/Elle veille au respect des procédures au sein de l’organisation et assure la cohérence des missions de service public.

Vos missions :

Mise en œuvre des actions liées au secteur :
- Gérer et contrôler l’établissement des différents actes, mentions et autres documents liés à l’Etat Civil
- Suivre et contrôler les rectifications ou omissions purement matérielles dans les actes d’état civil
- Contrôler le traitement des demandes d’actes et de livrets de famille
- Veiller à la bonne tenue des registres d’Etat Civil et être garant de la conservation des registres des 100 dernières années
- Examiner et contrôler les dossiers de mariage
- Examiner, contrôler et enregistrer les dossiers de PACS (création, modification, dissolution)
- Organiser administrativement les cérémonies de mariage, de PACS, de noces d’or, de parrainage civil
- Recevoir les futurs époux en audition
- Mettre en place les nouvelles compétences en matière de changement de nom de famille, changement de prénom (adjonction ; suppression, modification de l’ordre)
- Gérer et contrôler les changements de sexe dans les actes d’état civil
- Gérer et contrôler les rectifications des erreurs matérielles dans les actes.
- Mettre en place COMEDEC (COMunication Electronique des Données de l’Etat Civil) pour la rédaction des actes et les échanges de données de l’état civil entre les différentes administrations.
Mettre en place des formations ad hoc pour l’utilisation de la plateforme d’échange.

Animation et gestion du secteur :
- Animer la gestion administrative du Secteur, en veillant à l’application des différentes procédures et normes internes
- Assurer le management des cadres et agents sous sa responsabilité.
- Participer à l’élaboration du budget du service et veille à son exécution
- Evaluer les activités du secteur et participe à la réflexion sur les évolutions nécessaires
- Elaborer et assure le suivi des tableaux de bord

Participation aux projets et dossiers :
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet de service
- Assurer le portage des projets et dossiers mis en œuvre dans le secteur

Participation à l’organisation collective et au travail transversal :
- Veiller à la diffusion et au partage de l’information en vue de favoriser la transversalité et la cohérence
- Participer aux instances collectives de travail (CDAC, Ageac, DG, -)
- Participer à des groupes projets et des comités de pilotage
- Participer à des évènements et réunions publiques en lien avec les activités de la Direction
- Participer aux réunions des réseaux partenariaux créés dans le domaine d’intervention du secteur