Directeur du Protocole F/H

Sous l’autorité du Directeur Général des Services, le Directeur du Protocole est en charge de l’organisation et de la logistique des réceptions, inaugurations, dîners et manifestations de la Ville de Lyon.
A ce titre, il assure la gestion du personnel protocolaire et des activités de la direction. Il est le garant, au sein de sa collectivité, du respect du décret n° 89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires, veillant à l’application de ces règles dans les manifestations qu’il organise ou coordonne. Il coordonne la cellule planification et les deux pôles de sa direction ; il assure la conception et la mise en œuvre des dispositifs nécessaires à la conduite des différentes manifestations organisées par la direction du Protocole de la Ville de Lyon. Il participe avec ses équipes à l’accueil des publics (intervenants et participants) lors des manifestations.

VOS ACTIVITES PRINCIPALES :
Management, animation et pilotage de la direction du Protocole:
- Manager une équipe de collaborateurs répartis en plusieurs pôles (pôle technique logistique, pôle évènementiel protocolaire et cellule planification et ressources).
- Définir les objectifs de la direction en lien avec les encadrants intermédiaire et le Directeur Général.
- Assurer la bonne gestion de l’activité de la direction et alerter la hiérarchie en cas de risques
- Garantir et contrôler la qualité des activités de la direction
- Piloter et participer aux instances protocolaires
- Anticiper les impacts sur le plan de charge de la direction et la répartition des missions au sein de la direction (en lien avec les encadrants intermédiaires).
- Définir et garantir le cadrage budgétaire, la construction et l’exécution des marchés et des commandes publiques
- Contrôler la conformité juridique des activités
- Superviser les demandes d’attribution et la gestion des espaces de réceptions de l’Hôtel de Ville
- Organiser le travail en transversalité avec les autres services supports et les partenaires
- Participer à la réflexion autour de l’évolution du protocole au XXIè siècle
- Définir un projet de la direction et s’assurer de sa réalisation

Organisation des manifestations et des réceptions:
- Concevoir, mettre en œuvre et diriger des manifestations publiques et officielles
- Adapter le dispositif de réception à la nature de la cérémonie le cabinet du Maire, la Préfecture, la Métropole et les autres partenaires
- Coordonner son action avec les services municipaux,
- Garantir la bonne exécution des budgets alloués aux manifestations et des engagements financiers
- Proposer et organiser les relations protocolaires de l’autorité territoriale lors de l’accueil de délégations ou de personnalités

VOS ACTIVITES SECONDAIRES :
Organisation des manifestations et des réceptions : en propre ou en supervision des activités de l’équipe protocolaire:
- Effectuer les repérages logistiques
- Assurer la mobilisation et la qualité d’intervention des prestataires et des intervenants techniques
- Veiller à la qualité et la mise à jour des fichiers protocolaires
- Veiller au respect des règles protocolaires et des usages dans la réalisation de cartons d’invitation.
- Assurer le suivi des cadeaux protocolaires
- Participer à la promotion et valorisation de l’activité protocolaire
- Participer au développement des compétences et de la cohésion de la direction
- Porter les ambitions de la direction et participer à la définition annuelle des objectifs de la direction
- Participer aux réflexions transverses à la collectivité

Gestion des manifestations dans le respect des règles et usages protocolaires : en propre ou en supervision des activités de l’équipe protocolaire:
- Collecter et fournir les informations nécessaires et pertinentes aux participants
- Assurer le placement protocolaire adéquat des participants dans les cérémonies officielles et dîners.
- Orchestrer les différents intervenants et garantir le bon déroulement des évènements
- Anticiper, hiérarchiser et coordonner dans le temps des actions multiples

Appui protocolaire:
- Conseiller et appuyer les directions organisatrices et pilotes de leurs propres événements publiques
- Conseiller et émettre un avis auprès des autres collectivités et des partenaires externes
- Veiller aux dispositifs d’accueil et d’organisation des réunions organisées au sein des salons.

Informations complémentaires:
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Travail possible en soirée, week-end et jours fériés en fonction des évènements