ASSISTANT·ASSISTANTE ADMINISTRATIF·VE ET FINANCIER·ERE (h/f)

Massy est devenue en seulement quelques dizaines d’années le premier pôle économique de l’Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d’un Opéra, d’une gare TGV et prochainement du Centre Francilien Georges Pompidou, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer, ce qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger (plus de 50 000 habitants), travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques…), se rencontrer (380 associations), grandir (33 écoles, 4 collèges, 2 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd’hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au cœur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.

MISSIONS
Sous la responsabilité de la Directrice du service Jeunesse, Politique de la Ville, Prévention et Insertion et, le cas échéant de la Directrice adjointe, l’assistant·assistante administratif·ve et financier·e joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement du service. Il ou elle contribue activement à la gestion administrative et financière, en soutenant l’équipe au quotidien et en participant à la mise en œuvre de projets à fort impact pour le territoire. Vous avez pour missions :

Gestion administrative et financière :
- Assurer le suivi et la préparation budgétaire de la direction en collaboration étroite avec les directrices,
- Vérifier et suivre les bons de commande et les devis émis par l’ensemble de la direction, en maintenant une relation régulière et professionnelle avec les prestataires,
- Traiter et mandater les factures afin de garantir la fluidité des opérations comptables,
- Établir les arrêtés de création et de nomination des régies d’avances et de recettes (fixes et séjours),
- Contrôler les régies des responsables avant leur transmission au service des finances,
- Participer au suivi des marchés publics et contribuer à la conformité des procédures,
- Gérer les prestations CAF : transmettre les budgets prévisionnels, les comptes de résultats et les rapports d’activités,
- Fournir aux espaces les éléments financiers nécessaires à la constitution de leurs demandes de subventions,
- Suivre les recettes de la direction (subventions, financements divers),
- Assurer le suivi des subventions Ville et Politique de la Ville allouées aux associations rattachées à la direction (tableaux de suivi, notifications, participation aux arbitrages).

Référence plateforme :
- Utiliser l’outil GLPI pour le suivi des demandes internes et la gestion des incidents informatiques,
- Mobiliser le Portail Associatif pour accompagner les structures dans leurs démarches et assurer la mise à jour des informations,
- Exploiter le Portail Dauphin (Politique de la Ville) pour le suivi des dispositifs, des actions et des financements liés à la Politique de la Ville.

Missions complémentaires :
- Mettre en place des réunions administratives régulières avec les assistants·es administratifs·ves des espaces de proximité afin d’harmoniser les pratiques et renforcer la circulation de l’information,
- Gérer les réservations des véhicules et du matériel de la direction pour garantir une organisation optimale des déplacements et des activités,
- Assurer l’intérim de l’assistante administrative en cas d’absence, afin de maintenir la continuité du service et la qualité du suivi administratif.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Diplôme de niveau V dans le secrétariat ou équivalent.
- Bonne maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, CIRIL
- Maitrise des tableaux croisés dynamiques,
- Rigueur administrative et connaissance du cadre administratif territorial,
- Discrétion,
- Esprit de synthèse et capacité d’organisation confirmée,
- Capacité à prioriser les urgences dans le traitement des différents dossiers,
- Capacité à rendre compte,
- Polyvalence et réactivité.

- Poste Handi-accessible

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES
- Diplôme de niveau V dans le secrétariat ou équivalent.
- Bonne maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook, CIRIL
- Maitrise des tableaux croisés dynamiques,
- Rigueur administrative et connaissance du cadre administratif territorial,
- Discrétion,
- Esprit de synthèse et capacité d’organisation confirmée,
- Capacité à prioriser les urgences dans le traitement des différents dossiers,
- Capacité à rendre compte,
- Polyvalence et réactivité.

- Poste Handi-accessible

POURQUOI NOUS REJOINDRE

Rejoindre notre Ville, c’est intégrer une collectivité engagée en faveur de l’égalité femmes-hommes, où chaque professionnel·le peut évoluer, s’épanouir et être reconnu·e pour ses compétences et sa contribution.
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