Assistant Assistante de Direction (h/f)

Massy est devenue en seulement quelques dizaines d’années le premier pôle économique de l’Essonne. Seule ville de banlieue à disposer d’un Opéra et d’une gare TGV, Massy est structurellement découpée en quartiers, traversée par les lignes de chemin de fer qui lui confère une physionomie singulière. Cette configuration offre une mixité des usages de la ville assez rare en Ile-de-France : se loger, travailler (31 000 emplois), pratiquer des activités sportives (82 équipements, 2 piscines) ou culturelles (Opéra, Conservatoire, Scène de musiques actuelles, 2 Médiathèques…), se rencontrer (380 associations), grandir (33 écoles, 4 collèges, 3 lycées), tout est possible à Massy. Considérée aujourd’hui comme la Capitale Sud du Grand Paris, au cœur du cluster Paris-Saclay, Massy continue de se développer pour offrir à ses habitants et ses visiteurs la meilleure qualité de service possible.

Placé·e sous l’autorité hiérarchique de la Directrice des Solidarités, vous jouez un rôle clé dans le fonctionnement quotidien de la direction en assurant l’ensemble des missions d’assistanat et en contribuant activement à la coordination des activités. Vous avez pour missions :Assistante de la directrice et de son adjointe :- Accueil téléphonique de la Direction,- Distribution, enregistrement courrier départ et arrivée (WEB GFC), - Tenue d’agendas, Classement, Documentation – archivage,- Secrétariat de la Directrice et de son adjointe : courriers, notes, comptes rendus…,- Organisation de réunions, préparation des dossiers, transmission des CR et réservation de salles,- Mise en page des rapports d’activités Ville et CCAS,- Mise à jour des tableaux de bord,- Suivi des bons e-atal des RA et de la direction,- Redispaching dans les structures Petite Enfance et les RA des différents mails concernant les primes, les informations diverses relatives au personnel,- Suivre les réclamations.Assistance Ponctuelle aux Directrices des Résidences autonomies : déplacement sur site à prévoir Gestion du Logiciel « E-Tempo » et du logiciel courrier : la saisie des données, l’Edition hebdomadaire/mensuel et Suivi de CIRIL RHPréparation et suivi des actes administratifs :- Préparation des instances du Conseil Municipal et du CCAS,- Mise en forme et suivi des délibérations et des comptes rendus de la Commission Solidarités et du Conseil d’Administration du CCAS,- Mise en forme des actes administratifs (décisions, contrats…),- Gestion du portail associatif et suivi des demandes de subvention,- Gestion des conventions caf sur leur logiciel. Aide et Suivi organisationnel des événements de la Direction en lien avec les unités : octobre rose, forum retraite active : en lien avec les unités Gestion des prestations diverses de l’ensemble de la direction- Suivi des demandes de réservation de cars et du budget- Commande des cartes de visites, des macarons des véhicules …oRéférente informatique et AssembléeCONDITIONS DE TRAVAIL ET RÉMUNÉRATION- Rémunération selon grilles statutaires + régime indemnitaire,- 13e mois et prime d’engagement et d’assiduité (selon réglementation en vigueur),- Congés : 25 CP + 9 RTT + 2 jours de fractionnement, - Restauration collective,- Qualité de vie au travail (ateliers bien-être : massages assis, yoga, ostéopathie, kinésiologie, cours d’anglais, activités sportives…)- Action sociale : COS (Comité d’œuvre Sociale), CNAS (participation de 10€/an),- Remboursement des frais de transport à hauteur de 75% (selon réglementation en vigueur), - Indemnité mobilité douce.

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques - Rigueur, réactivité et sens de l’organisation,- Diplomatie, discrétion, adaptabilité et polyvalence- Sens du travail en équipe.- Poste Handi-accessiblePOURQUOI NOUS REJOINDRE ?Rejoindre notre Ville, c’est intégrer une collectivité engagée en faveur de l’égalité femmes-hommes, où chaque professionnel·le peut évoluer, s’épanouir et être reconnu·e pour ses compétences et sa contribution.
EC9754