Agent archiviste – Officier d’état civil F/H

Service : Archives - Documentation Direction :Démarches, du Droit et du Document Catégorie : C Mission : L’agent archiviste officier d'état civil contribue à la mise en œuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives.Les missions consistent à accueillir, informer, orienter les usagers et coordonner l’agenda des archives municipales. L’agent représente l’image du service et de la collectivité tout en pouvant instruire certaines demandes selon son niveau de connaissance. Il/elle assure également des tâches d’état civil, notamment la remise d’actes et la tenue administrative.Il/elle participe à la communication et à la valorisation en accompagnant les usagers, en effectuant des recherches et en assurant la communication des documents ainsi que leur rangement.Il/elle contribue à la logistique du service en gérant le courrier, en suivant les stocks et en participant à la régie. Enfin, Il/elle prend part au traitement archivistique en recueillant des informations, en identifiant et analysant les documents, en les classant et en rédigeant les instruments de recherche nécessaires à leur indexation.Il/elle contribue à la mise en œuvre des projets du service, des outils ou procédures internes et contribue à leur amélioration. Accueil des publics: Gérer l'accueil physique, téléphonique et électronique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l’usager et apporter une réponse adaptée. Gestion de l’agenda de la salle de lecture et des chronos de suivi des demandes. Gestion des interlocuteurs, prestataires et redirection des demandes vers les pôles concernés. Possibilité d’instruction de certaines demandes en fonction du degré de connaissance de l’agent. Représenter l’image de la collectivité et du service Officier d'état civil: Remettre aux usagers les actes demandés en matière identité/état-civil Tenir administrativement les registres d’état civil. Communication et valorisation: Accueil et accompagnement des usagers Recherches à l’intention des publics internes ou externes Communication physique aux utilisateurs et suivi des prêts Magasinage, rangement Actions culturelles / valorisation Logistique du service et régie: Gestion du courrier État des stocks et commande Suivi de la régie du service avec d’autres agents Classement et description: Recueil des informations Identification des documents Analyse des documents/dossiers Classement Rédaction d’un instrument de recherche Indexation ACTIVITES COMPLEMENTAIRES Participe à la politique de collecte, de traitement, de conservation mais également à la gestion de projet du service. CONDITIONS D’EXERCICE Accueil du public Manutentions et port de charge Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des archives Travail en bureau, sur sites extérieurs et en sous-sols Télétravail

Savoir faire appliquer les règles, normes d'archivage (ISAD (G), ISAAR (CPF)), la réglementation du domaine des archives classement et analyse archivistiques communiquer en interne (hiérarchie, équipes, partenaires) et en externe (partenaires, usagers, prestataires) mettre en œuvre les techniques de conservation des documents et de valorisation des archives prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers retrouver l'information utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques Savoirs culture générale déontologie archivistique environnement de travail (institutionnel, juridique) méthodes de valorisation des archives et d'accueil des publics outils informatiques principes de procédures de collecte et de traitement règles et principes du classement et de l'analyse archivistique règles communes à la rédaction des actes d’état civil ; Procédures administratives de délivrance des actes civil techniques de conservation des supports des documents graphisme et mise en page Savoir-être capacités manuelles esprit d'analyse et de critique confidentialité curiosité discrétion qualités physiques qualités relationnelles rigueur sens de l'observation, de l’organisation et du service public HABILITATIONS Officier d’état civil
EC21826