Secrétaire en charge de l'administration et de la comptabilité (F/H)

Activités principales

- Gestion administrative du fonctionnement de l’établissement

Commande des fournitures de bureau, de ménage et des fournitures pédagogiques, pour les 2 sites.
Signalement des pannes et dysfonctionnement sur le serveur GMAO, pour les 2 sites (rue de Lille et rue des arts)
Sous la supervision de l’administrateur : suivi du paiement des vacations (artistes et jurys invités)
Préparation des éléments statistiques pour les rapports d’activités
Suivi et renouvellement des abonnements périodiques (presse musicale)
Déclaration des concerts et évènements auprès des organismes de perception (SACEM, SACD -)
Organisation des instances de concertation du conservatoire (conseils pédagogiques mensuels, réunions plénières biannuelles, conseils d’établissements annuels) et rédaction des comptes rendus.

- Suivi RH des équipes, notamment équipe administrative et technique

Enregistrement des arrêts de travail,
Suivi des pointages,
Vérification des plannings de congés
Suivi de l’agenda du directeur et de l’administrateur de l’établissement, prise de rendez-vous
Suivi des ordres de missions des agents,
En lien avec la direction des moyens généraux : réservation des transports et hébergements en cas de déplacement d’équipe, et pour les artistes et jurys invités au conservatoire


- Suivi des opérations comptables

Sous la supervision de l’administrateur :
- rédaction des bons de commande,
- vérification des pièces comptables,
- liquidation des factures
- suivi des rejets et contact avec les fournisseurs


Relations fonctionnelles

- Travail en collaboration étroite avec l’administrateur et le directeur de l’établissement
- Travail en lien avec toute l’équipe administrative et technique (3 secrétaires pédagogiques, 4 agents d’accueil, 2 appariteurs, 4 agents d’entretien, sur 2 sites)
- Lien fonctionnel avec l’équipe enseignante

CDD de 12 mois sur contrat renfort.