Assistante de direction - Direction Générale des Services Techniques H/F

Rattaché(e) à la Direction Générale des Services Techniques, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la direction et contribuez activement à la coordination des activités administratives.

- Assistanat de Direction Générale :

Véritable pilier de l’organisation, vous assurez un appui stratégique et opérationnel à la Direction Générale des Services :

Gestion et coordination des agendas
Tenir et optimiser l’agenda de la Direction Générale des Services
Assurer la coordination avec l’assistant(e) du Maire
Suivre les représentations de la Ville par l’administration en lien avec le Comité de Direction
Assurer le suivi des astreintes de la Direction Générale
Suivre l’activité du SIVOM Stains/Pierrefitte

- Préparation des réunions et dossiers stratégiques

Anticipation et préparation des dossiers
Préparer en amont les dossiers et réunions de la Direction Générale
Valider les informations clés (dates, lieux, modalités d’accès, transports)
Confirmer les ordres du jour et les participants
Collecter les documents nécessaires auprès des organisateurs
Mettre à disposition des dossiers complets dans des délais optimisés (48h ouvrées)
Organisation logistique et matérielle
Réserver les salles et organiser les conditions d’accueil
Veiller à la qualité des installations (matériel, supports, accueil café-)
Confirmer la participation et gérer les aspects protocolaires (chevalets, listes-)
Vérifier la conformité et le bon fonctionnement des supports techniques
Assurer le suivi de la production des comptes rendus

- Suivi administratif et traçabilité

Assurer le suivi rigoureux des dossiers et courriers signalés
Garantir la traçabilité des réponses apportées par les services
Suivre la représentation de la Ville dans les instances et événements stratégiques
Mobiliser les assistant(e)s de direction de la collectivité pour garantir la continuité et l’efficacité du service

- Coordination du SIVOM Stains/Pierrefitte

Préparer et suivre les calendriers et dossiers liés au SIVOM
Assurer la coordination avec les services de Stains et de Pierrefitte
Participer à l’organisation des comités syndicaux

- Coordination du collectif des coordinations administratives

Dans une logique de transversalité et d’amélioration continue, vous jouez un rôle de référent(e) :

Accompagner les coordinations administratives dans leurs missions support
Former et professionnaliser les équipes aux fonctions administratives
Animer et piloter le réseau des coordinateurs et coordinatrices
Harmoniser les pratiques et diffuser les bonnes méthodes
Optimiser et faire évoluer les outils et procédures
Assurer un lien étroit avec les directions de pôle (appui spécifique, suivi, bilans notamment dans le cadre des EPA)

Formation supérieure en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent
Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement au sein d’une collectivité territoriale ou d’un environnement institutionnel
Maîtrise des techniques d’assistanat de direction (gestion d’agenda complexe, organisation de réunions, suivi de dossiers stratégiques
Excellentes capacités rédactionnelles (notes, comptes rendus, courriers)
Maîtrise des outils bureautiques
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement institutionnel

Sens aigu de l’organisation, de l’anticipation et de la gestion des priorités
Rigueur, fiabilité et respect des délais
Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés (élus, direction, services)
Diplomatie, discrétion et respect de la confidentialité
EC22337