Assistant de direction (h/f)

Au sein du cabinet du Maire, sous la responsabilité du directeur de cabinet, vous assurez la gestion et le suivi administratif du cabinet, vous contribuez à la gestion et à la coordination des relations élu(e)s-cabinet et apportez votre soutien aux collaborateurs du cabinet.

Missions principales (non exhaustives) :• Organiser les rendez-vous du Maire, du directeur de cabinet, du chef de cabinet et des élu(e)s• Gérer les dossiers relatifs aux élu(e)s et suivre leurs activités• Rédiger et mettre en forme les divers documents (courriers, mails, comptes rendus, notes)• Assurer la diffusion et la circulation des informations auprès des personnes concernées• Classer, archiver les différents courriers et réponses apportées• Réserver les salles pour les différentes réunions du Maire et de son cabinet• Apprécier et gérer les urgences et organiser les priorités• Traiter la boîte mail du cabinet du Maire• Accueillir, filtrer, renseigner et transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur dans le but d’apporter une solution• Assurer les suites à donner aux différentes communications téléphoniques et aux courriers• Assurer l’ouverture, la transmission du courrier dans les services• Être en charge des parapheurs entrant et sortant du service en lien avec les appariteurs• Instruire et suivre les dossiers des demandes de récompense pour le baccalauréat• Rédiger les décisions d’attribution et réponses aux jeunes

Profil et compétences :• Expérience sur un poste similaire appréciée• Maitrise de l’outil informatique et du pack office• Maitrise des techniques rédactionnelles• Capacité d’organisation• Sens de la diplomatie et savoir se maitriser en toute circonstance• Devoir de réserve et respect de la confidentialité obligatoire
EC22482