Assistant-e de direction de la Santé et de la Petite au sein du Village de la Petite Enfance - H/F

Assurer le suivi des projets et des activités de la direction
Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous en fonction des priorités définies
Rédiger les comptes rendus de réunions
Relayer les informations importantes et assurer la transmission des messages
Assurer la circulation de l’information entre les équipes et la direction
Préparer et mettre à jour les documents administratifs et supports de réunion
Assurer le suivi des échéances (projets, dossiers, bilans, tableaux de bord)
Contribuer à l’organisation logistique des événements et temps collectifs (réunions d’équipe, comités techniques, rencontres familles-)
Gérer le suivi des recrutements
Piloter la mise en œuvre et le suivi de la Convention Territoriale Globale (CTG)

Organiser et structurer les process de la direction
Créer et tenir à jour des outils de pilotage (tableaux de suivi, check-lists, échéanciers)
Formaliser les circuits de validation, de transmission des informations et de suivi des dossiers
Identifier les points de blocage et proposer des améliorations pour optimiser l’organisation interne
Harmoniser les pratiques administratives entre les différentes structures d’accueil
Veiller à la cohérence et à la bonne application des process par l’ensemble des collaborateurs
Assurer un relais de coordination au sein du Centre Municipal de Soins
Participer aux réunions stratégiques du CMS afin d’assurer le suivi des dossiers en lien avec la direction et d’en réaliser les comptes rendus.
Apporter un appui opérationnel à l’assistante administrative et financière du CMS selon les besoins identifiés.
Suivre les dossiers prioritaires tels que le CLSM (Conseil Local de Santé Mentale) et le CLS (Contrat Local de Santé) et en assurer la continuité administrative.
Réaliser des permanences au CMS selon les besoins exprimés par la cheffe de service afin de renforcer la coordination et la fluidité des échanges.
Planifier et coordonner les réunions
Recueillir les disponibilités des participants et établir le calendrier des réunions selon les priorités de la direction
Préparer et diffuser les convocations, ordres du jour et documents nécessaires en amont
Assurer la logistique : réservation de salles, organisation du matériel, accueil des intervenants
Tenir à jour un planning partagé et veiller au respect des échéances
Centraliser les éléments issus des réunions (comptes rendus, décisions, actions à suivre) et en assurer la diffusion auprès des équipes concernées
Veiller à la bonne circulation de l’information avant et après chaque réunion pour garantir une coordination efficace
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
Accueillir les familles, partenaires et visiteurs avec professionnalisme et bienveillance
Centraliser les demandes des usagers et orienter vers les bons interlocuteurs
Garantir la qualité de l’accueil et de l’information auprès des familles et partenaires
Gérer les appels entrants, filtrer et orienter selon les priorités
Fournir une information fiable, actualisée et accessible sur les démarches et services proposés