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Comment réussir sa prise de fonction en plein COVID ? L'expérience d'une DGS

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09/04/2021
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Fiche pratique n° 1879 / 1891
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Les bons conseils de Catherine Lançon, Coach certifiée et Mentor de cadres dirigeants du secteur public,

 

Vous êtes DGS ou DGA, directeurs, chef de service et vous prenez vos fonctions en plein COVID ?

Vous êtes manageurs et vous avez à accueillir de nouveaux collaborateurs ?

Je souhaite vous partager mon expérience de DGS.

En plein confinement, j'ai recruté une DRH , un informaticien... et j'ai expérimenté le management à distance imposé et en accéléré.

Ce fut une expérience éprouvante car il a fallu jongler entre la mise en place concrête du télétravail (une nouveauté totale!)  et apprendre à bien utiliser les outils pour assurer la communication avec les collègues et faire circuler l'information entre administration et élus.

 

De cette expérience,  j'ai identifié deux conditions de réussite principales que je souhaite vous partager. Je ne vais pas m'étendre sur les  conditions matérielles.

Ce qui me tient à cœur, c'est de vous parler des conditions relevant des relations humaines !

En cette période extraordinaire ou inédite, où toutes les relations sont distanciées, il est plus que nécessaire de vous parler de Relation Humaine et donc des contacts avec vos colaborateurs, vos équipes, votre n+1. Il est essentiel de comprendre ce qui est en jeu sous peine de générer du stress supplémentaire dans vos équipes.

 

Selon mon analyse, voici les deux  conditions de réussite incontournables à la prise de poste en situation COVID :

- votre état d'esprit face à la situation,

- la qualité de votre communication.

La qualité de votre communication : facteur de réussite n°1

 

L'essentiel pour un manager c'est la qualité de sa communication. Car le job du manager c'est de guider, rassurer et convaincre. Une communication  efficace vous permet d'utiliser pleinement toutes vos autres compétences. Votre capacité à motiver, à déléguer, à organiser, à résoudre les problèmes et à obtenir des informations dépend de votre facilité à communiquer avec les autres.

 

Plus de 80 % de la communication passe par ce qui est non verbal ! C'est à dire, l'attitude avec laquelle vous émettez un message, les expressions du visage, la façon de se tenir, de parler, les mouvements de tête, des yeux, des mains,  votre sourire ...  Le  langage du corps exprime de façon inconsciente vos émotions.

La visio coupe une partie du corps et multiplie  les écrans à veiller en même temps.  Il est impossible de voir tout le monde en même temps, ce qui coupe d'une grande partie de cette information non verbale.

 

Parler ne veut pas dire communiquer. La différence ? C'est la relation qui se crée entre deux personnes. Savoir écouter l'autre et entendre son point de vue, même si je ne suis pas d'accord, et de tenter de le comprendre, tout en exprimant son propre point de vue de façon claire et simple. Communiquer c'est échanger et accepter le point de vue de l'autre. La parole devient communication lorsque chacun peut s'exprimer, argumenter et accepte de construire ensemble une autre voie pour avancer. Les principes de la communication non violente (Marshall B. Rosenberg) apportent des clés pour cela : j'exprime ce que je ressens, mon besoin, et je propose une solution que je mets en débat. Si vous prenez une position dominante, vous mettez en place le système de communication SAPPE (J. Salomon) , communication qui développe des dépendances et violences. A contrario, en repectant soi et autrui, je prends la responsabilité de ce que je dis, exprime, ressens, fais et j'invite l'autre à faire la même chose.

 

Une communication efficace dépend de qualités humaines dites soft skills :

  • l'authenticité
  • l'ouverture
  • l'empathie
  • la clarté du propos
  • l'écoute
  • la demande plutôt que l'exigence !

 

Alors, comment faire  lorsque l'on est en distanciel ?

Dans ce contexte, il est encore plus important de prendre conscience de l'importance de l'expression qui se dégage de votre corps et qui parle directement de votre:

- intention réelle

- conviction personnelle.

La communication, sans pouvoir décoder tous les signaux non verbaux  des participants, passe tout de même par la vibration que vous émettez. Cette vibration intérieure dépend directement de ce que vous ressentez sur le plan émotionnel.

Vos émotions sont  le résultat de ce que vous pensez par rapport à une situation  et de ce que vous croyez.  Ainsi, plus vous serez authentique, plus votre communication sera efficace. Être authentique, c'est lorsque la tête est en mesure de mettre les mots justes sur ce que le coeur ressent. 

Soyez vrai dans votre communication. Ne vous mentez pas à vous même car les autres le sentiront ! Le ton de votre voix, l'énergie que vous dégagez vous trahiront.  Simplifiez les échanges et soyez plus direct et exrimez vos émotions !

Votre état d'esprit : facteur de réussite n°2

 

De votre état d'esprit votre communication dépendra !

Oui,  je vais reprendre une citation de Socrate qui m'est chère : « Que celui qui veut mouvoir le monde se meuve d'abord lui-même. ». Commencez à devenir vous-même le changement que vous souhaitez .

Comment manager et motiver les équipes si vous-même vous ne croyez pas en ce que vous faites ?

Comment pouvez vous croire en ce que vous faites si vous n'acceptez pas ce qui s'impose à  vous et à tous ?

 

En effet, une des clés majeure de réussite de la prise de fonction en temps de COVID est d'accepter la situation et la transformer en opportunité pour innover, s'adapter, changer vos façons de manager et de communiquer.

La frustration face à la privation d'échanges physiques va générer une zone de turbulence, de stress qui va altérer votre communication.Votre communication doit s'extraire de ce type de tubulence pour être efficace.

Vos émotions sont votre GPS d'intelligence émotionnelle : apprenez à les observer et les comprendre pour  qu'elles ne détériorent pas votre communication.

 

Les astuces pour un distanciel plus efficace ?

- prioriser

- être plus direct (les longues phrases perdent vos interlocuteurs, il est nécessaire de capter l'attentionn et d'être bref et direct)

- préparer les réunions en visio par des questions remises en amont ; la réunion porterz sur les priorités à débattre ou décider, le erste se fera par écrit

- s'appuyer sur les savoirs et la connaissance du contexte des collègues

- aider chacun à prendre sa place et à se responsabiliser,

- créer du lien avec vos principaux collaborateurs en décrochant votre téléphone et en faisant un point régulier de débrieff du soir.

- apprenez à observer et écouter vos collaborateurs, à laisser l'expression des signaux faibles de démotivation ou d'appréhension.

- développez les occasions d'échanges détendus en visio avec des temps informels de temps de café partagé à la même heure chaque semaine, et des temps d'after work. Soyez créatif !

 

Votre comportement, vos signaux corporels dépendent directement de ce que vous pensez ; car vos pensées déclenchent vos émotions et vos actions/réactions. Ainsi,  si vous abordez le contexte avec ouverture,  acceptation, sans tension, cela vous  permet d'imaginer des nouvelles solutions et  tout simplement de laisser les talents de vos collaborateurs s'exprimer !

 

 

Comment cela se travaille un état d'esprit positif et ouvert dans un contexte complexe et stressant ?

1° : accepter ce que vous ne pouvez pas changer.

2°: ayez le courage de changer ce que vous pouvez changer !

3°: respectez et laissez la place aux autres avec leur différence

4°: souriez et remerciez pour toutes les richesses humaines  autour de vous  !

5° : faites appel au coach professionnel dont le job est de vous entrainer à penser autrement les situations pour ouvrir  les possibles ...et cela est permis en dépassant les croyances limitantes que vous avez construit ou hérité au fil des années :  les blessures d'enfance, les drivers qui déterminent inconsciemment votre rapport au temps, au travail, au stress...

Catherine Lançon

Coach professionnelle certifiée

Liberty Coach

06 31 13 91 67

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