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Pourquoi donner de l’importance à l’entretien professionnel annuel d’évaluation ? Post de Catherine Lançon

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20/11/2022
Fiche pratique n° 2141 / 2144

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Pourquoi donner de l’importance à l’entretien professionnel annuel d’évaluation ?

La saison des entretiens professionnels annuels d’évaluation est ouverte pour la plupart des collectivités . Combien de fois dans ma vie professionnelle, j’ai entendu les collègues

fonctionnaires dire : « L’entretien professionnel annuel d’évaluation ne sert à rien ! On se voit toute l’année pourquoi se dire les mêmes choses ? Je n’attends pas cet entretien pour

recadrer ou valoriser ? Que les objectifs ne servent à rien car le collègue sait ce qu’il doit faire ? ... ».

J’ai encore lu cela récemment dans un post sur LinkedIn : moins de 30 % des managers trouvent cet entretien utile ! Cela me désespère de constater que cet outil n’est pas encore

utilisé dans tout son potentiel !

L’entretien annuel d’évaluation est un moment de management précieux si vous le faites de façon efficace et motivante ! Mon expérience de 30 ans en management en

collectivités  et les résultats des formations que j’anime en sont des illustrations concrètes !

Suivez le guide, je vais vous donner 6 bonnes raisons pour lui donner de l’importance et 6 clés pour réussir cet entretien.

Les 6 bonnes raisons pour donner de l’importance à cet entretien annuel

1ère raison – C’est un entretien obligatoire, réglementaire :

Rappelons tout d’abord que cet exercice est obligatoire car réglementaire. J’ai donc envie de vous dire  : « quitte à le faire, faites le bien! ». Transformez ce temps obligatoire d’une

heure environ en un temps utile pour vous et l’agent concerné !

Il a pour objet d’évaluer la façon de servir de l’agent : son implication, le sens du travail en équipe mais également la réalisation des objectifs et de ses missions. La plupart des

collectivités ont mis en place un complément de rémunération variable (CIA) qui est lié aux éléments évalués lors de cet entretien : objectifs atteints, niveau de compétences,

complétés parfois par la notion d’implication, de sens de l’équipe...

Mais l’autre enjeu est celui du suivi de la carrière de l’agent : l’entretien fait partie du dossier de l’agent pour ses avancements. Il est examiné lors des Commissions administratives paritaires (CAP) .

 

2ème raison - Un temps privilégié unique :

C’est le seul rdv durant l’année où le responsable d’équipe reste une heure avec l’agent et prend le temps de faire le bilan de toute l’année. La plupart du temps, vous vous voyez

pour faire le point sur un ou des dossiers, sur une situation. Mais rarement sur l’ensemble de l’année en prenant du recul.

 

3ème raison – Un temps qui permet de valoriser l’agent :

Cet entretien annuel est primordial pour l’agent qui attend reconnaissance et valorisation de ce qu’il fait. Vous n’êtes pas là pour du recadrage mais bien pour identifier les réussites

collectives ou individuelles et ce qu’il faudrait faire pour améliorer le fonctionnement au quotidien et rendre opérationnelles les orientations de la collectivité.

L’agent a peu de moment où s’exprimer librement sur l’ensemble de ses missions et sur la façon de fonctionner avec son supérieur et le reste de l’équipe.

Les agents attendent des retours sur leur investissement et de l’attention.

Cet entretien permet également de lui laisser l’opportunité de proposer des solutions après identification des difficultés dans la réalisation de ses activités.

 

4ème raison – Un temps qui permet de donner du sens :

Cet entretien permet de rappeler les missions de l’agent, mais également les orientations de la collectivité et du service.

Il est important de se rappeler mutuellement le pourquoi de nos postes ; nous avons toutes et tous à réaliser une mission de service public. Toutes nos actions doivent

contribuer à cette mission d’intérêt général.

L’agent doit comprendre en quoi il contribue aux objectifs de la collectivité et ce que vous attendez de lui et de ses interactions avec les autres collègues.

 

5ème raison - Un temps qui permet de motiver :

L’entretien annuel permet de coconstruire avec l’agent, à partir de l’analyse des difficultés à réaliser sa mission, des objectifs concrets pour l’année qui suit.

Les objectifs doivent être peu nombreux (3 en moyenne) et motivants pour l’agent, avec du sens pour lui et pour le collectif. Ils doivent porter sur les axes de progrès prioritaires

pour améliorer la performance de l’équipe. Toujours viser à faire le mieux possible en mobilisant au mieux toutes les ressources disponibles.

Le moyen de bien les définir, c’est d’appliquer le filtre du « SMART » *: voir ci-dessous (point 4).

Avec tous ces ingrédients, les objectifs auront du sens pour l’agent qui s’en souviendra tout au long de l’année, et vous aussi en tant qu’encadrant !

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6ème raison - Un guide pour votre management par objectifs pour toute l’année :

Pour le responsable d’équipe, quel que soit le niveau hiérarchique, les objectifs définis avec l’agent pendant l’entretien lui donne des priorités pour l’année. Il va suivre toute

l’année la réalisation des objectifs de chaque agent, en plus de dossiers courants. La réalisation de ces objectifs, s’ils sont SMART et s’appuient sur des leviers de progrès de la

performance, guide le management quotidien avec une vision plus longue.

 

Les 6 clés de réussite d’un entretien professionnel annuel

1- Le préparer et aider l’agent à le préparer

Préparer son entretien, nécessite de prendre un temps de recul en regardant ses notes ur les grands événements de l’année, ce qui a été réussi et s’interroger sur les axes de

progrès ou les objectifs de réalisation pour chaque agent.

C’est aussi lancer la campagne d’évaluation en motivant les agents à préparer et en les aidant en leur expliquant ce que vous attendez d’eux.

 

2- Donner la parole à votre agent, l’écouter de façon active

L’entretien doit être le temps de l’agent évalué ; vous devez le mettre en position de faire le point, prendre du recul et proposer. C’est lui qui connaît le mieux son travail quotidien.

Vous devez écouter jusqu’au bout ce qu’il a à dire, poser des questions ouvertes et reformuler pour bien être certain de vous comprendre. Bien sûr cela demande une posture

bienveillante, sans jugement, afin d’entendre ce que l’agent à dire même (et surtout) si vous n’êtes pas d’accord !

 

3- L’introduire de façon efficace et claire

L’étape cruciale de l’entretien est l’introduction : tout se joue les 1ères minutes. Vous devez avoir une posture ouverte, permettant la confiance et bien définir le cadre :

- l’objectif

- les règles du jeu : la durée, ce que vous attendez de l’agent évalué, l’attitude constructive

- le déroulement de l’entretien.

N’oubliez pas d’accueillir pour mettre en confiance avant de démarrer !

 

4- Définir des objectifs SMART*

- S comme Spécifique : l’objectif doit être précis, concret

- M comme Mesurable : l’objectif doit pouvoir être mesuré par un indicateur ; l’agent doit savoir à partir de quoi on va valider qu’il a atteint son objectif. L’objectif doit donc être concret.

- A comme Atteignable : il doit être atteignable par l’agent ; à sa portée sur le plan des compétences, même si il doit rester challengeant !

- R comme Réaliste : les moyens doivent être identifiés et mobilisables.

- T comme inscrit dans le temps : avec un début et une fin car le challenge existe quand on a un temps limité pour faire.

 

5- Se focaliser sur la relation plutôt que sur le Compte rendu :

Un des pièges est de se focaliser sur le remplissage du Compte rendu ou de la grille fournie par votre collectivité et d’en oublier le principal : la relation. Focalisez-vous sur la qualité

de l’échange. Et prenez des notes en vous mettant d’accord avec l’autre personne par la reformulation. Vous pouvez aussi renseigner directement un fichier informatique mais

lorsque vous le remplissez-vous le tournez vers l’autre personne et vous le remplissez ensemble après reformulation.

 

6- Suivre la réalisation des objectifs tout au long de l’année :

Suivez les objectifs ainsi fixés pendant toute l’année ; je vous invite à faire un point sur les objectifs en milieu d’année afin d’ajuster et de motiver !

 

N’hésitez pas à me poser des question ou à réagir sur cet article sur mon profil LinkedIn :

Prochain article sur l’entretien : comment définir de bons objectifs ?

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Catherine Lançon

Coach professionnelle certifiée

Liberty Coach

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