Responsable des instances et des actes administratifs (h/f)

Quelles seront vos missions

Assurer la coordination et le pilotage opérationnel de l’activité liée à la préparation et au suivi des instances délibérantes, en renforçant le service des affaires juridiques et de l’assemblée.

Garantir la sécurisation juridique des actes produits par la collectivité et organiser l’ensemble des séances du Conseil municipal et des commissions mixtes.

Contribuer à l’amélioration continue des procédures administratives liées aux assemblées délibérantes afin de renforcer la fiabilité, l’efficacité, la transparence et la sécurité juridique des actes de la collectivité.

Principales activités :

Conseil municipal et commissions :

• Coordination et supervision du travail du gestionnaire assemblée dans la préparation et le suivi des instances délibérantes


• Organisation et planification des différentes étapes de préparation des séances


• Contrôle de la complétude et de la conformité des dossiers soumis aux instances


• Lecture, correction et mise en conformité des projets d’actes et notes de synthèse


• Vérification de la cohérence juridique et administrative des délibérations


• Finalisation des documents transmissibles en préfecture


• Transmission des actes au contrôle de légalité


• Suivi des délais réglementaires et des procédures applicables


• Diffusion des actes auprès des services et organisation de l’affichage réglementaire


• Élaboration et tenue du registre des délibérations


• Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux du Conseil municipal


• Accompagnement des services dans la sécurisation des actes soumis aux assemblées.

Décisions/arrêtés :

• Elaborations, enregistrement et suivi des décisions et arrêtés


• Vérification de la conformité juridique des actes produits


• Contrôle du respect des procédures et circuits de validation


• Affichage réglementaire et information au Conseil municipal


• Transmission au contrôle de légalité


• Suivi administratif et archivage des actes.

Divers :

• Coordination fonctionnelle et pilotage d’activité du gestionnaire assemblée dans le cadre des missions des affaires juridiques


• Appui et accompagnement méthodologique du gestionnaire assemblée afin d’assurer la fiabilité des procédures et la cohérence des actes administratifs


• Harmonisation des méthodes de travail et amélioration des procédures internes liées aux assemblées


• Participation à l’optimisation des circuits de validation et de transmission des actes


• Renforcement de l’anticipation et du suivi des risques juridiques liés aux décisions de la collectivité


• Gestion des délégations temporaires et définitives des élus


• Mise à jour des appartenances des élus aux organismes, commissions et instances diverses


• Référent du logiciel Airdélib : paramétrage, assistance aux utilisateurs, coordination avec l’éditeur