Agent.e de gestion administrative, financière et accueil - Offre 796 H/F

MISSION : il.elle assiste à raison de 50% de son temps le correspondant territorial logistique et bâtiment (CTLB) dans le suivi administratif et financier de ses missions.

A raison de 50% assure la fonction d’agent d’accueil de la Maison du Département (MDD), afin d’en garantir la continuité du fonctionnement.

ACTIVITES

Accueil du public de la MDD

·  Accueille et renseigne le public, physiquement et/ou par téléphone

·  Oriente le public vers les services ou les organismes compétents, ou apporte une première réponse

·  Actualise, diffuse et/ou constitue la documentation disponible à l’accueil

·  Affiche les informations (réunions, manifestations, …)

Gestion administrative

·  Applique ou fait appliquer les normes de sécurité

·  Tient à jour les plannings de réservation de salles

·  Réceptionne, distribue et expédie le courrier (l’affranchissement), effectue des travaux administratifs divers

·  Réceptionne les commandes du service

·  Gère le planning de réservation des véhicules.

Gestion financière

·  Etablit les bons de commande et les transmet aux équipes et aux fournisseurs

·  Prépare le paiement des factures, signatures et photocopies

·  Enregistre les factures sur le logiciel de gestion du parc de véhicules

·  Met à jour et effectue le suivi des fiches de l’ensemble des véhicules de service du pool de la direction

·  Effectue le suivi de la boîte mails relative aux demandes d’interventions techniques sur les sites

·  Relance les entreprises pour intervention

·  Effectue la saisie de courriers divers, rédige des courriers simples, classe les dossiers

·  Contribue à la mise en place d’outils de suivi de l’activité de la délégation ressources s’agissant de la maintenance des bâtiments et de la gestion du parc automobiles

·   Assure la Régie du territoire comme régisseur principal

·  Gère l’enveloppe convivialité

·  Gère les mandatements liés aux remboursements des frais de repas ASE

Compétences relationnelles :

·  Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique

·  Comprendre les besoins de son interlocuteur

·  Etre capable de transmettre des informations

·  Savoir gérer les interlocuteurs difficiles

·  Préserver la confidentialité

·  Créer de bonnes conditions d'accueil

·  Savoir gérer le stress

·  Etre en mesure de travailler en équipe

·  Savoir rendre compte de ses actions

·  Faire preuve de ponctualité

Compétences stratégiques :

·  Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail

·  Avoir le sens des responsabilités

·  Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

·  Assurer la polyvalence sur l'ensemble des missions

·  Etre capable de prendre des initiatives

·  Savoir faire face à une situation de crise ou d'urgence

·  Etre force de proposition

·  Faire preuve de curiosité intellectuelle

Compétences techniques :

·  Maîtriser l’organisation des services et des missions

·  Connaître le fonctionnement de l’administration publique

·  Connaître l'actualité et les projets de la collectivité/du territoire

·  Connaître l'orthographe, la grammaire et la syntaxe

·  Utiliser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint,…)

·  Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité