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Assistant de direction du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public (F/H)
Filière : Administrative
Métier : Population-Administration Générale
Catégorie : C
Adjoint administratif territorial-AAT
CDD de droit public
6 mois
Lieu : MEUDON
Titulaire ou contractuel
Expérience : 3 à 5 ans
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Date limite : 20/12/2025
Poste ouvert en recrutement
Descriptif et missions
Assistant de direction du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public (F/H)
Ce poste est à pourvoir à MEUDON.
Assistant de direction du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public (F/H)
Assistant de direction du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public (F/H)
La Direction du Patrimoine et de l’Espace Public (DPEP) recrute un(e) Assistant(e) de direction en CDD. Ce poste est destiné à une personne ayant une expérience de l’assistanat dans le secteur public, dynamique et rigoureuse, souhaitant s’investir dans un environnement exigeant et collaboratif.
Missions principales
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public, répondre aux interlocuteurs de premier niveau et réorienter les demandes si nécessaire.
- Faire remonter les informations pertinentes à la hiérarchie.
- Suivre et coordonner les tâches administratives de la direction.
- Planifier les réunions, assurer l’organisation matérielle (réservations de salles, gestion du matériel informatique, vidéoprojecteurs, etc.).
- Gérer l’agenda du Directeur et suivre le planning des congés pour l’ensemble de la DPEP (chefs de service, adjoints, etc.).
- Élaborer et suivre les priorités de la direction et assurer un débriefing quotidien pour une gestion optimale.
- Rédiger les courriers, notes, et assurer le suivi des courriers et parapheurs via le logiciel dédié.
- Gérer les fournitures de bureau, imprimantes, photocopieurs, préparer les dossiers de travail et assurer leur classement.
- Suivre les retours de documents, relancer les services concernés.
Gestion des réunions et instances
- Organiser et mettre à jour hebdomadairement les réunions de la DPEP (planning, convocations, ordres du jour, rédaction des comptes rendus).
- Préparer les ordres du jour pour les bureaux et conseils communautaires, recueillir et transmettre les notes pour validation et classement.
- Assurer la gestion logistique et administrative des commissions Espaces Publics et Développement Durable (planning institutionnel, élaboration des ordres du jour, recueil et transmission des délibérations et informations aux élu.e.s, mise en forme sous PowerPoint, envoi des ordres du jour et convocations avec la documentation de référence).
Missions principales
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public, répondre aux interlocuteurs de premier niveau et réorienter les demandes si nécessaire.
- Faire remonter les informations pertinentes à la hiérarchie.
- Suivre et coordonner les tâches administratives de la direction.
- Planifier les réunions, assurer l’organisation matérielle (réservations de salles, gestion du matériel informatique, vidéoprojecteurs, etc.).
- Gérer l’agenda du Directeur et suivre le planning des congés pour l’ensemble de la DPEP (chefs de service, adjoints, etc.).
- Élaborer et suivre les priorités de la direction et assurer un débriefing quotidien pour une gestion optimale.
- Rédiger les courriers, notes, et assurer le suivi des courriers et parapheurs via le logiciel dédié.
- Gérer les fournitures de bureau, imprimantes, photocopieurs, préparer les dossiers de travail et assurer leur classement.
- Suivre les retours de documents, relancer les services concernés.
Gestion des réunions et instances
- Organiser et mettre à jour hebdomadairement les réunions de la DPEP (planning, convocations, ordres du jour, rédaction des comptes rendus).
- Préparer les ordres du jour pour les bureaux et conseils communautaires, recueillir et transmettre les notes pour validation et classement.
- Assurer la gestion logistique et administrative des commissions Espaces Publics et Développement Durable (planning institutionnel, élaboration des ordres du jour, recueil et transmission des délibérations et informations aux élu.e.s, mise en forme sous PowerPoint, envoi des ordres du jour et convocations avec la documentation de référence).
Profil recherché
Assistant de direction du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public (F/H)
- Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement dans un établissement public.
- Maîtrise des techniques d’élaboration de planning, gestion d’agenda, et organisation de la vie professionnelle d’une direction.
- Compétences en instruction et suivi de dossiers administratifs, gestion de projets, organisation et planification de réunions.
- Excellente connaissance des procédures administratives et des outils professionnels de secrétariat (Outlook, logiciels de gestion de courrier, suite Microsoft Office).
- Maîtrise de la rédaction et de la mise en forme de documents, rigueur et capacité de priorisation.
- Sens aigu du service public, autonomie, polyvalence et capacité d’anticipation.
Compétences relationnelles
- Capacité de travail en équipe et d’écoute active.
- Discrétion, réactivité, proactivité et diplomatie.
- Intelligence relationnelle, empathie, fiabilité et grande capacité d’adaptation.
EC160005
- Maîtrise des techniques d’élaboration de planning, gestion d’agenda, et organisation de la vie professionnelle d’une direction.
- Compétences en instruction et suivi de dossiers administratifs, gestion de projets, organisation et planification de réunions.
- Excellente connaissance des procédures administratives et des outils professionnels de secrétariat (Outlook, logiciels de gestion de courrier, suite Microsoft Office).
- Maîtrise de la rédaction et de la mise en forme de documents, rigueur et capacité de priorisation.
- Sens aigu du service public, autonomie, polyvalence et capacité d’anticipation.
Compétences relationnelles
- Capacité de travail en équipe et d’écoute active.
- Discrétion, réactivité, proactivité et diplomatie.
- Intelligence relationnelle, empathie, fiabilité et grande capacité d’adaptation.
EC160005
Description de la collectivité
Au sein de la Métropole du Grand Paris, l’Établissement Public Territorial Grand Paris Seine Ouest (GPSO) réunit 8 villes de l’ouest parisien : Boulogne-Billancourt, Chaville, Issy-les-Moulineaux, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville-d’Avray.
Fort de plus de 320.000 habitants, Grand Paris Seine Ouest est un territoire particulièrement dynamique et un véritable pôle économique, deuxième bassin d’emploi en Ile-de-France. Il est également un poumon vert de la région parisienne, avec ses 39% d’espaces verts.
Grand Paris Seine Ouest est né le 1er janvier 2010 de la fusion de deux communautés d’agglomération : Val de Seine et Arc de Seine. La communauté d’agglomération est devenue Établissement public territorial au 1er janvier 2016, dans le cadre de la création de la Métropole du Grand Paris
Fort de plus de 320.000 habitants, Grand Paris Seine Ouest est un territoire particulièrement dynamique et un véritable pôle économique, deuxième bassin d’emploi en Ile-de-France. Il est également un poumon vert de la région parisienne, avec ses 39% d’espaces verts.
Grand Paris Seine Ouest est né le 1er janvier 2010 de la fusion de deux communautés d’agglomération : Val de Seine et Arc de Seine. La communauté d’agglomération est devenue Établissement public territorial au 1er janvier 2016, dans le cadre de la création de la Métropole du Grand Paris
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Assistant de direction du Directeur du Patrimoine et de l’Espace Public (F/H)
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