Chargé d'accueil et de gestion administrative RF/H H

Votre environnement :

La Direction des Ressources Humaines de Montigny le Bretonneux est composée de 20 agents répartis en 4 pôles :

-      Administratif/Accueil,

-      Gestion administrative du personnel,

-      Prévention, Santé, Action Sociale

-      Développement RH et GPEEC.

Le Pôle administratif Accueil est rattaché à la Directrice des Ressources Humaines. Sur le poste de chargé de gestion administrative RH, vous assurez des missions propres de gestion administrative de dossiers et travaillez en transversalité avec les autres pôles, pour intervenir en support selon les besoins identifiés.

Vous êtes en charge du suivi du budget des différents pôles du service, du support administratif du pôle développement RH et du pôle santé prévention.

Vous assurez l’organisation d’évènements et êtes le correspondant de notre dispositif d’action sociale.

Vous êtes l’interlocuteur privilégié des agents et services en assurant la mission d’accueil, d’orientation et de renseignement des agents et du public reçu en DRH.

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Vous assurez également la gestion des visites médicales et des TPT.

Vos missions :

- Correspondance budgétaire

Vous êtes le correspondant budgétaire du service RH.

Vous assurez le suivi du budget des différents pôles (budget de fonctionnement, hors masse salariale) et partager sa mise à jour mensuelle.

Vous réalisez les bons de commande, le suivi des factures et alertez la direction au besoin.

Vous assurez la gestion des ordres de mission et des frais de déplacements des agents du service RH

- Support administratif à l’activité du pôle développement RH

Vous apportez votre support au pôle développement RH dans le déroulement des actions et projets, tels que le support à l’organisation du parcours d’intégration des agents, la planification d’entretien de recrutement ou de rdv.

Vous participez à la gestion administrative de dossiers, tels que la gestion des conventions de stage, en lien avec le pôle et les services accueillants, et le support administratif des dossiers de PPR.

Vous contribuez au suivi des demandes de stages via l’ATS.

- Gestion des visites médicales et des TPT

Vous assurez la gestion des visites médicales, en coordination avec le pôle santé-prévention, en respectant les procédures et la règlementation en vigueur : organisation du planning en lien avec la médecine du travail, convocation des agents, suivi des visites, réception et transmission des avis d’aptitude à tous les services.

Vous assurez également le suivi et le traitement des demandes de TPT, et l’envoi des relances.

- Correspondance Action sociale : Plurelya et protection sociale

En lien avec le pôle santé/prévention, vous assurez un support sur la communication des actions de santé.

Vous êtes également le correspondant de nos prestataires d’action sociale : Plurelya, mutuelles complémentaire santé et prévoyance.

A ce titre, vous :

-      Informez individuellement les agents sur leurs droits et démarches, et sur leur gestion en autonomie,

-      Réalisez des actions de communication auprès des agents et services : newsletter mensuelle, réunions à la demande des services, affiche, diffusion.

-      Procédez à l’adhésion des agents auprès des prestataires, et faites le lien avec le secteur GAP pour les prestations liées aux évènements de carrière des agents,

-      Assurez le suivi financier mensuel des adhésions.

- Organisation des évènements

Vous gérez l’organisation des cérémonies des retraités, de remise des médailles du travail et du Noël des enfants du personnel.

- Accueil du public en DRH

Vous êtes le point d’entrée au sein du service RH. Vous assurez de manière qualitative l’accueil physique et téléphonique des agents et du public. Vous apportez une réponse directe ou orientez vers l’interlocuteur qualifié au sein du service.

Vous assurez la réception du courrier et la gestion de la boite email générique DRH, puis assurez la bonne redistribution des messages/courriers via les canaux adéquats, et réalisez le tamponnage de documents

- Missions administratives transverses

Vous coordonnez les demandes de fournitures du service RH.

Vous assurez le classement, le tri et l’archivage de dossiers du personnel.

Vous pourrez contribuer aux diverses actions de communication organisées par la Direction des ressources humaines ;