Assistant de direction auprès des directeurs généraux adjoints des services (H/F)

La Direction générale des services est composée d’une Directrice générale des services, à laquelle vous êtes rattaché, et de 4 directeurs généraux adjoints :
- un DGA Services Techniques et Aménagement et une DGA Ressources, que vous assistez ;
- Une DGA Services à la population et une DGA Animation de la cité.
Vous travaillez en binôme avec l’assistante de la Directrice générale des services et des DGA Population et Animation de la cité et la suppléez en cas d’absence.

Au quotidien, vous apportez directement une aide permanente au DGA ST et à la DGA Ressources en termes de gestion d’agendas, d’organisation personnelle, de gestion, de communication et de suivi de dossiers (dont les courriers). Vous êtes un relai régulier entre l’équipe de Direction Générale et les différentes directions, et le secrétariat du cabinet du maire.


Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique en binôme avec l’assistante DGS
- Réaliser la gestion administrative en termes d’organisation et de coordination : organisation et planification des rendez-vous et des déplacements, préparation des dossiers, classement informatique des dossiers, rappel des échéances, tableaux de suivi ;
- Gérer l’astreinte cadre administratif (planning et déclaration en paye notamment)
- Assurer le suivi administratif des projets et des activités des Directions Générales adjointes (Ressources, et Services Techniques et Aménagement) ;
- Gérer les bons de commande et les factures de la Direction générale ;
- Assurer l’interface entre les Directeurs Généraux Adjoints et les différentes directions, et le lien avec le cabinet pour la gestion des rendez-vous avec les élus et les services ;
- Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer leur diffusion ;
- Gérer les congés via le logiciel temps de travail, ainsi que les heures supplémentaires ;
- Suivre la gestion du courrier entrant et sortant, relecture des parapheurs soumis au visa des Directeurs Généraux.