Assistante des élus h/f

Rejoignez la Ville de Stains et accompagnez les élu-es dans l’exercice de leurs délégations et dans la conduite de leurs missions au service des habitantes et des habitants.

En lien direct avec les élu-es dont vous assurez l’assistanat, vous jouez un rôle essentiel dans l’organisation et le suivi de leur activité. Vous facilitez leur quotidien en assurant la gestion de leurs agendas, la préparation de leurs réunions et rendez-vous, le suivi de leurs dossiers et la coordination avec les services municipaux.

Ce poste polyvalent, au cœur de la vie municipale, nécessite à la fois rigueur, sens de l’organisation, réactivité, qualité relationnelle et discrétion.


Tâches
Assister l’organisation de l’activité :

Gestion de l’emploi du temps : organisation des réunions et des rendez-vous
Accueil physique et téléphonique : gestion des appels, filtrage des communications, information, orientation
Organisation des audiences : rendez-vous, recherche de renseignements, synthèse des situations, rédaction de courriers d’interventions, suivi des dossiers, transmission des informations
Assurer l’assistanat administratif :

Gestion du courrier : lecture, enregistrement, répartition, information, réponse, classement et archivage
Gestion de dossiers spécifiques : préparation, recherche d’informations, suivi et classement
Relation avec les services, les administrés, les institutions, Monsieur le Maire, les élu.e.s, les personnalités publiques

Compétences requises
Maitriser l’outil bureautique et les logiciels métier
Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une collectivité
Connaître les compétences d’une mairie
Maîtriser les règles et procédures dans les domaines supports RH, finances, juridique et commande publique
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Compétences organisationnelles
Prise d’initiative et force de proposition
Discrétion professionnelle et confidentialité
Capacité au travail en équipe et en autonomie
Capacité à rendre-compte et alerter
Compétences pédagogiques et d’écoute
EC22337