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Le dossier inviduel des agents de la fonction publique

03/05/2018
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Fiche pratique n° 611 / 1697

LE DOSSIER INDIVIDUEL DES AGENTS DE LA FONCTION PUBLIQUE

Dès le recrutement d'un agent dans la fonction publique, qu'il soit titulaire ou non, un dossier individuel est créé dans le service des ressources humaines, et comprend un certain nombre d'information le concernant.
Il est donc utile d'en connaître sa composition, son usage et ses modalités d'accès.

La composition du dossier individuel de l'agent

Depuis le décret 2011-675 du 15 juin 2011, le dossier peut être en totalité ou en partie réalisé sous support électronique au lieu du support papier.
Les pièces du dossier sont classées de façon chronologique, et doivent obligatoirement être numérotées. Elles peuvent être classées également par thèmes.
L'article 18 de la Loi du 13 Juillet 1983 indique que le dossier doit comprendre les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé. Même si sa composition est donc laissée à la libre appréciation de l'employeur, les éléments portant sur l'opinion politique, syndicale, religieuse ou philosophique sont prohibés.
Par ailleurs, d'autres documents ne doivent pas y figurer tels que l'avertissement (sanction disciplinaire du 1er groupe), informations sur la vie privé de l'agent...
Le dossier est composé d'éléments permanents et temporaires. Il appartient à l'administration de distinguer cette notion au regard d'une logique de mobilité. Afin de préserver par exemple l'appartenance syndicale qui peut se deviner avec l'accord d'un congé spécial, cette pièce sera alors versée dans les documents temporaires.
Les pièces permanentes du dossier sont principalement celles liées à la carrière de l'agent (arrêtés, correspondances, fiches de notations, formations, affectations, concours et examens,..), à sa situation administrative (bulletin de casier judiciaire, obligations service national, retraite, double fiche de paie, remboursements de frais, prestations sociales, retraite).
Les pièces médicales (arrêts, décisions du comité médical, reclassement...) font l'objet d'un classement séparé en général.
Les pièces temporaires du dossier concernent essentiellement les congés, changement d'adresse, certificats scolarité, notes de service...
En cas de mobilité de l'agent (sauf détachement ou mise à disposition), les pièces permanentes du dossier sont transmises au nouvel employeur.

L'usage et les modalités d'accès au dossier individuel de l'agent

Le dossier étant personnel, l'administration doit prendre toutes les précautions pour conserver la confidentialité et donc l'accès à des tiers des documents.
De façon dématérialisée ou sur place, l'agent a le droit de consulter son dossier à tout moment, sans avoir de motif particulier. Il peut se faire accompagner par une personne de son choix. Il peut à la suite adresser à son administration une demande de rectification. Ce droit de contrôle par l'agent est reconnu par la jurisprudence.
La demande doit être formulée par écrit.
Lors d'une procédure disciplinaire, l'agent à droit à la communication de son dossier qu'il peut consulter ou obtenir tout ou partie la copie.
L'agent doit pouvoir également consulter son dossier en cas de licenciement pour inaptitude physique, pour insuffisance professionnelle, mutation dans l'intérêt du service et comportant un changement de situation de l'agent, retrait d'agrément, fin de détachement sur emploi fonctionnel.
En cas de refus confirmé de communication totale ou partielle par l'administration, l'agent peut saisir la Commission d'Accès au Documents Administratifs (CADA).
Les membres de la CAP ou de la commission de discipline peuvent également avoir droit à communication des pièces nécessaires à l'accomplissement de leur mission.
En dehors de l'agent, ont seuls accès au dossier les agents en charge de la gestion des dossiers et l'élu en charge du personnel avec une délégation et sont tenus au secret professionnel.
Les responsables hiérarchiques, y compris la direction générale des services, n'ont pas le droit d'accès aux dossiers individuels des agents.
La gestion du dossier individuel de l'agent est encadrée par de multiples précautions afin de préserver la confidentialité des informations sur la carrière de l'agent. Il s'agit donc d'un document de protection de l'agent et un outil de gestion de ressources humaines.

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