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Quelques pistes d’économies dans les dépenses de fonctionnement des services publics

27/07/2018
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Fiche pratique n° 828 / 1697

 

Les budgets de fonctionnement des collectivités territoriales et de leurs établissements (hors intérêt de la dette) ont représenté en 2013, selon les sources INSEE, 158 milliards d'euros dont :

- 30, 9 milliards en achats et charges externes (achats et prestations de service)

- 56,6 milliards en charge de personnel

- 65,4 milliards en dépenses d'intervention (subventions...)

L'ensemble est en évolution de +2,9% par rapport à 2012.

L'évolution des dépenses ne s'expliquent que partiellement au transfert des compétences.

A ces dépenses, il faut ajouter l'intérêt de la dette qui s'élève à 4,5 milliards en tendance à la stagnation.

Ces éléments laissent entendre que compte-tenu des objectifs de réduction des déficits publics, les collectivités locales sont confrontées à de nouveaux défis pour trouver de nouvelles sources d'économies, surtout au regard de la diminution des dotations de l'Etat qui connaissent en 2015 une baisse de 3,7 milliards d'euros, pour atteindre un total de 11 milliards d'ici 2017.

Afin d'éviter l'impasse financière, les directions générales et financières, avec la participation active des directeurs opérationnels des services des collectivités devront faire preuve de beaucoup de pragmatisme et d'imagination pour créer de nouvelles marges de manœuvre.

Ce n'est pas la 1ère fois que les collectivités engagent des procédures d'économies dans leurs services comme l'a souligné le rapport de la Cour des comptes en juin 2013 en signifiant cependant qu'elles devront non seulement poursuivre leurs efforts mais surtout les amplifier.

Des démarches de mutualisation des services, de renégociation de la dette, de simplification des cofinancements, de l'introduction de la pluri annualité des dépenses et la maitrise des dépenses de personnel font partie des outils des managers, des directions financières et du personnel.

Cependant, face à cette nouvelle conjoncture, force est de constater, qu'il convient d'engager un nouveau pilotage de programmation et de gouvernance des dépenses publiques afin d'éviter la hausse des impôts locaux pour l'équilibre budgétaire.

COMMENCER PAR IDENTIFIER LES DOMAINES PORTEURS D'ECONOMIES POTENTIELLES

 

1-En matière de gestion des personnels

Suite à la réforme glissante des catégories C depuis 2014 avec la revalorisation automatique des carrières, il est recommandé de réduire l'effet GVT-glissement vieillesse technicité par la diminution du rythme d'avancement des agents.

Les rémunérations accessoires et autres avantages en nature accordés devront être justifiés par des sujétions spécifiques.

Le régime indemnitaire pourrait être associé à des efforts de productivité des services.

La mutualisation des moyens communs des services devra être recherchée (comme par exemple une mutualisation des assistantes de direction).

Une recherche d'automatisation de certaines tâches grâce aux nouvelles technologies devra être recherchée (dématérialisation...)

La lutte contre l'absentéisme devra s'amplifier à l'aide d'une gestion managériale adaptée.

2-En matière d'achats et prestations

Les charges courantes liées aux achats peuvent être réduite par une politique de regroupement avec d'autres collectivités, par la réduction voir la suppression des stocks dans les services, par l'usage économique des matières premières mises à disposition.

Les prestations de service peuvent en partie être reprises en régie par les services. Elles doivent être mises en concurrence dans un cadre de recherches d'économies nouvelles en modifiant parfois la quantité et la qualité des cahiers des charges. Ces points doivent être vérifiées et arbitrées systématiquement car souvent sous l'effet des habitudes.

Certains crédits budgétaires doivent être remis en question partiellement car moins utiles comme les postes « réceptions, relations publiques... »

3-En matière de dépenses d'intervention

Les interventions des collectivités auprès des autres institutions, y compris associatifs sont très hétérogènes. Elles couvrent les domaines aussi variés que l'économie, la culture, le sport, la politique de la ville...

De nature fortement politique, un examen minutieux de ces interventions doit être engagé par les assemblés et leurs commissions, sous l'égide de la commission des finances, afin de réexaminer les dispositifs d'aides en rapport avec leur efficacité à l'aide des rapports annuels d'activité.

 

COMMENT S'Y PRENDRE ?

1-UNE VOLONTE COMMUNE D'ELUS CLAIREMENT AFFICHEE

La recherche d'optimisation des dépenses dans les collectivités ne peut se réaliser sans la définition d'objectifs forts par les assemblées. Ainsi, lors du vote du budget, il pourrait être annexé des objectifs chiffrés de réduction à atteindre en offrant aux élus des moyens d'information appropriés. Ces indicateurs de performance devront être fixés de façon pertinente en vue d'un examen approfondi des habitudes dépensières des services et de leur évolution dans les années futures.

Les élus doivent donc être à la barre des objectifs d'économies des services, et notamment les adjoints ou vice-président en charge d'un secteur d'activité.

Il convient en effet de renverser la séparation des services financiers (adjoint-commission et direction financière) et des services opérationnels (par nature dépensiers) en fusionnant les objectifs.

2-UNE BASE DE TRAVAIL MENEE PAR LES SERVICES FINANCIERS

Chaque organisme dispose de dépenses courantes différentes selon la nature de ses activités.

Les crédits sont gérés soit de façon centralisée ou de façon décentralisée. Dans les deux cas, les crédits inscrits au budget deviennent ainsi spécialisés suivant la nomenclature du plan comptable en premier niveau, et suivant une codification interne informatique en second niveau la plupart du temps (code service...).

Les documents comptables dont disposent les services financiers pour contrôler les dépenses sont les journaux des comptes, avec des libellés et des possibilités de tri différents selon les prestataires de logiciels.

Au-delà des tableaux de bord et analyses financières rétrospectives et prospectives qui font l'apanage des directions financières afin d'éclairer les grands angles et nécessaires aux décisions politiques stratégiques et faisant constater l'effet de ciseaux permanent entre les recettes et les dépenses, il convient d'élaborer un « historique détaillé et rétrospectif par types de dépenses des services ». Ce travail, de longue haleine, permettra de connaître leur évolution en termes de coût et de ce fait leur utilité sociale.

C'est en effet dans les détails que les pistes d'économies se trouvent en général, et leur accumulation peut générer une source de réduction de dépenses non négligeable.

Il est recommandé de remonter au minimum sur les 3 derniers exercices connus.

3-UN TRAVAIL DE CONCERTATION AVEC LES SERVICES ET LEURS ELUS DE TUTELLE

Il sera utile de comparaître, pour chaque type de dépense, les crédits ouverts et réalisés sur cette période d'analyse avec les services afin de déceler les économies possibles à engager.

Ainsi, par exemple sur le poste « affranchissement du courrier, il peut être utile d'analyser s'il n'est pas utile d'affranchir au tarif économique certains courriers, de privilégier internet pour certaines réponses, d'utiliser le courrier suivi plutôt que le recommandé pour certains envois ».

Il sera utile également de connaître les raisons du taux de réalisation par rapport aux crédits ouverts afin de déceler les « réserves pour les imprévus » des services afin de les remplacer par un poste de crédit unique ouvert au niveau des services financiers, sous l'arbitrage de la direction générale.

Force est de constater dans ce type d'exercice que les habitudes et la crainte de voir les crédits diminuer hantent les responsables gestionnaires à qui les élus demandent d'intervenir dans l'urgence. Il faut donc mettre en phase la contrainte financière globale et l'action des services opérationnelle.

La tendance des dernières années à la décentralisation des crédits dans les services n'a pas toujours été accompagnée d'un contrôle interne étroit adapté, malgré la présence de contrôleurs de gestion. La difficulté réside surtout dans le fait que les élus des secteurs opérationnels n'ont pas la charge financière qu'ils préfèrent laisser à leur collègue aux finances. Cependant ce dernier et ses services ne disposent plus des marges de manœuvres préalables comme la hausse de fiscalité, la renégociation des intérêts de la dette où tout à pratiquement déjà été fait.

Une telle démarche doit être validée initialement en bureau sous la forme d'une charte de coopération active de chaque secteur d'activité.

CHECK-LIST DES PRINCIPAUX POINTS A CONTROLER DANS LES DEPENSES COURANTES

- Carburants (optimiser les déplacements)

- Energie-Eau-chauffage (repérer les bâtiments énergivores)

- Fournitures administratives (regrouper les stocks dans les services)

- Produits d'entretien (vérifier les dosages et les rythmes)

- Prestations d'entretien de terrains, bâtiments, voies et réseaux, véhicules...(vérifier leur pertinence, les coûts unitaires)

- Prime d'assurance (partager le risque avec l'auto-assurance)

- Frais d'études (vérifier la faisabilité en régie)

- Documentation, abonnements (mise en commun-salle de documentation)

- Frais de colloques et séminaires (à intégrer dans le budget formation)

- Frais d'honoraires, actes et contentieux (vérifier l'excès des procédures)

- Annonces et insertion (vérifier les autres moyens d'insertion comme par exemple Emploi-collectivités pour les offres d'emploi aussi efficace et moins onéreux que d'autres supports)

- Fêtes et cérémonies, foires et expositions (vérifier la pertinence)

- Frais d'impression-publications (privilégier la dématérialisation et éthernet)

- Divers (compte généralement fourre-tout à vérifier en détail)

- Transports et déplacements (privilégier les nécessités de service)

- Téléphone (système de contrôles internes, option de forfaits, usage de talkies)

- Cotisations à des organismes (vérifier leurs pertinences)

- Impôts fonciers (vérifier si biens toujours en propriété et valeurs locatives)

 

Informations pratiques sur les pistes d'économies dans les dépenses de fonctionnement

Liens vers les sites/ textes officiels :

http://www.ccomptes.fr/index.php/Publications/Publications/Situation-et-perspectives-des-finances-publiques-2013 -rapport compte des comptes 2013

http://www.insee.fr/fr/themes/tableau.asp?reg_id=0&ref_id=NATTEF08340 comptes publics de l'INSEE

LIENS CONNEXES

Le budget des collectivités, hôpitaux et leurs établlissements

Guide pratique de la comptabilité publique

Les compétences des collectivités


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