Assistant budgétaire, comptable et de direction H/F

Assurer des missions de traitements en matière budgétaire et comptable en lien avec le service Budget-Comptabilité-Stratégie Financière ainsi que d’assistance en matière d’accueil physique/téléphonique, de traitement administratif, de gestion des plannings et agendas, de correspondance RH


Missions finances
Régies comptables :
- Rédaction des décisions et arrêtés de régies et suivi des actes pour les différentes régies
- Gestion des dossiers administratifs des régies
- Diffusion des arrêtés et PV des régies
- Suivi des recommandations
- Suivi des RIFSEEP et NBI des régisseurs
Taxes de séjour en lien avec le pôle recettes du service Budget-Comptabilité-Stratégie Financière
- Réception, vérification et enregistrement des déclarations des hébergeurs.
- Gestion de la plateforme dématérialisée de la taxe de séjour
- Préparation de l’émission des titres de recettes et suivi des encaissements
- Relations ponctuelles avec les divers hébergeurs
Autres missions finances
- Commission municipale des finances (suivi des présences et absences, logistique, -)
- Mandatement des honoraires d’expertise des médecins.
- Contrôle des états de frais des agents de la collectivité, et mandatement des frais de missions

Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes des usagers, les conseiller sur les procédures
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

Traitement des dossiers et saisie de documents
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d’informations
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales ou réglementaires
- Enregistrer le courrier (dotelec)

Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Gérer les documents (archivage, classement, copie, tri)
- Rechercher, synthétiser, présenter des informations

Planification et suivi
- Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels)
- Utiliser des logiciels et des progiciels

Correspondant RH
- Assurer le suivi des congés, absences, récupérations d’heures, ordres de mission

Correspondant achats
- Recenser les besoins de la direction, passer les commandes, suivre le réapprovisionnement