Secrétaire administratif et moyens généraux (H/F)

Placé sous l'autorité hiérarchique du responsable ressources elle/il effectue différentes tâches de nature administrative et opérationnelle pour la direction.

Pour le site de république :
Elle/il effectue des tâches administratives et de gestion des moyens généraux nécessaires au bon fonctionnement du site de République : accueil des prestataires extérieurs, planning des salles de réunion, gestion des fournitures administratives.
Elle/il effectue la gestion du courrier arrivée et départ pour l'ensemble des services de la direction.
Elle/il effectue le secrétariat de l'équipe de direction, plus particulièrement la gestion d'agenda de la directrice/directeur.
Elle/il rédige courriers et comptes rendus, met à jour différents documents à destination des tiers, des élus, de la direction générale, et des services.
Elle/il organise les réunions en procédant aux réservations de salles, aux envois d'invitations, à l'élaboration des documents de présentation ainsi qu'aux comptes rendus.

Les activités principales :
Secrétariat, accueil physique et téléphonique du site de République.
Gestion du courrier, envoi, réception, suivi des parapheurs.
Planification et gestion des réunions de direction, gestion de l'agenda de la direction.
Elaboration de documents divers pour la direction dont il/elle effectue le secrétariat.
Les activités secondaires :
Gestion des commandes et stocks de fournitures administratives.
Participation au processus de suivi des dossiers à délibérer (Gédélib) et aux commissions de sécurité.
Interlocuteur des services documentation (ville et métropole).
Organise avec sa hiérarchie la gestion de ses absences pour congés.