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Comment négocier une prime dans la fonction publique ?

18/01/2018
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Fiche pratique n° 793 / 1685

Le régime indemnitaire est un complément de rémunération non négligeable dans la fonction publique, les salaires de base étant gelés depuis 2010, et l'évolution de carrière étant linéaire, les candidats à leur premier emploi ou les agents déjà en poste qui souhaitent améliorer leurs prétentions salariales ont intérêt à connaître certains rouages avant de formuler leur demande, souvent légitime.

 

 

 

QUELQUES NOTIONS DE BASE A CONNAITRE

1- Les primes et indemnités sont facultatives et donc instaurées différemment selon l'employeur public. Les seuls compléments de salaire obligatoires sont :

a.NBI- Nouvelle bonification indiciaire (réservée aux titulaires)

b.IARAC-indemnité allouée aux régisseurs d'avances et de recettes (suivant le montant de l'encaisse)

c.IR-Indemnité de résidence (dans certaines zones)

d. SFT-supplément familial de traitement

e.GIPA-Garantie individuelle du pouvoir d'achat

2- Les primes sont souvent ciblées par corps ou cadre d'emploi et/ou par filières d'emploi et peuvent être cataloguées en 3 classifications principales :

a. Remboursements de frais (déplacements, missions, titre de transport, repas...)

b. Sujétions de service, contraintes professionnelles, dangerosité

c. Valeur professionnelle, technicité et responsabilités.

3- Certaines primes sont issues des « avantages acquis » avant la parution du décret du 6 septembre 1991 qui a rendu obligatoire un alignement des primes entre les fonctions publiques (principe de parité). Parmi celles-ci peut être cité la prime de 13ème mois, qui ne peut plus donc être attribuée aux nouveaux recrutés.

4- Chaque prime est créée par voie de décret au journal officiel, souvent complété par un autre décret ou un arrêté ministériel qui servent de fondement juridique à toute décision de l'employeur qui fait ensuite l'objet d'une délibération.

DECISION DE L'EMPLOYEUR EN MATIERE DE PRIME

Chaque employeur a un historique de régime indemnitaire qui peut remonter sur plusieurs années, voire plusieurs dizaines d'années. Certains d'entre eux ont adopté une délibération récapitulative fixant l'ensemble du régime indemnitaire en vigueur, d'autres non et appliquant alors des délibérations réparties dans le temps. Ce régime indemnitaire constitue le « panier » dans lequel pourront négocier le candidat et la DRH autour de la possibilité d'octroi d'une prime.

A tout moment, un employeur peut ajouter, retirer et modifier un régime indemnitaire, toujours sous la forme d'une délibération, après consultation du comité technique.

Lorsque la prime est présentée en conseil, la rédaction de la délibération est très importante car elle délimite les marges possibles de négociation de l'exécutif avec les agents. La délibération peut fixer des plafonds inférieurs au décret mais également des modulations suivant des critères qui lui sont propres (après consultation des représentants du personnel).

Les primes les plus importantes sont ajustées de coefficients individuels dont la fixation ressort cependant de la seule décision de l'employeur (l'exécutif) et non du conseil. Ces coefficients varient de 0,1 à 8 suivant les primes.

La décision d'octroi d'une prime à un agent doit faire l'objet d'un arrêté individuel. Cet arrêté peut être modifié par la suite.

L'ensemble de ces décisions sont susceptibles de recours comme pour tous les actes administratifs.

CONTRAINTES DE l'EMPLOYEUR

Si la prise de décision de mise en œuvre ou d'attribution d'une prime semble assez simple, l'employeur doit cependant prendre en considération plusieurs contraintes.

1- Sur le plan des relations sociales, les régimes indemnitaires sont par nature des discussions sensibles et revendicatives de la part des organisations syndicales qui recherchent en la matière une certaine équité entre les missions des agents. Il ne peut se permettre de faire preuve de favoritisme en la matière et doit donc veiller à l'octroi de primes entre les agents de façon égale pour des situations professionnelles égales.

2- Sur le plan du régime juridique et médiatique, un employeur public est soumis à des contrôles étroits en matière de primes qui pèsent globalement sur la masse salariale. La chambre régionale des comptes par exemple pour les collectivités locales, dresse en moyenne tous les cinq ans un rapport financier avec systématiquement un volet sur les modalités d'application du régime indemnitaire pour les agents. Ce rapport est lu publiquement en conseil et peut être repris par les médias locaux.

3- Sur le plan budgétaire, certaines primes doivent être adoptées annuellement dans le cadre d'un crédit global en fonction du nombre d'agent. Par ailleurs, le montant global des primes dans le budget est facilement identifiable puisqu'elles font l'objet d'une ligne budgétaire séparée des rémunérations principales. Son évolution est donc particulièrement suivie et susceptible de subir des restrictions budgétaires en fonction de la santé financière de la collectivité.

Si l'agent souhaite individuellement obtenir un montant de régime indemnitaire le plus élevé possible, l'employeur ne peut satisfaire sa demande sans prendre en compte ses propres contraintes.

La négociation individuelle reste cependant une possibilité suivant les arguments avancés par le candidat et la marge d'intervention de l'employeur.

COMMENT S'Y PRENDRE ?

Que ce soit lors d'un entretien de recrutement (premier emploi ou mobilité) ou d'un entretien de négociation pour les agents en poste, la discussion autour des primes est toujours un sujet sensible et difficile à aborder le plus souvent.

1er conseil : Vérifier les primes possibles

Aborder un sujet technique avec son interlocuteur avec un minimum de connaissance sur les modalités d'attribution permet une discussion plus fiable et directe avec son interlocuteur.

Il est possible de consulter les primes possibles à l'aide de la liste des primes ci-après :

- Primes dans la territoriales (attention 3 volets) https://www.emploi-collectivites.fr/primes-indemnites-1-blog-territorial

- Primes dans l'hospitalier https://www.emploi-collectivites.fr/primes-hospitaliers-blog-territorial

- Primes pour l'Etat (aperçu partiel en cours de vérification) https://www.emploi-collectivites.fr/PRIMES-AGENTS-ETAT-blog-territorial

Une partie des primes indiquées dans ces listes (en totalité pour la territoriale pour l'instant) renvoi à des fiches pratiques détaillées sur le site d'emploi-collectivités.

Pour chacune de ces fiches, sont indiqué les bénéficiaires possibles (titulaires et/ou non titulaires, cadres ou corps concernées etc....)

2ème conseil : Vérifier les primes existantes dans la collectivité

Il est très difficile de vérifier par soi-même ce type d'information car comme indiqué ci-dessus, les primes font l'objet de délibérations séparées le plus souvent et ne sont par ailleurs que rarement accessibles au public bien qu'elles soient consultables sur le plan juridique.

Le plus simple est donc d'obtenir ce type de renseignement à la source, c'est-à-dire auprès du service de paie ou de la DRH directement de la collectivité ou encore d'un agent déjà en place.

De même, prenez connaissance sur internet des offres d'emploi externe qu'offre la collectivité, celle-ci offre parfois des indications sur l'octroi des primes.

3ème conseil : Associer son supérieur direct actuel et futur

Elément essentiel dans la démarche, l'avis du responsable direct du service sera requis en interne avant toute décision de l'employeur, autant donc les associer à votre projet, soit à l'occasion de l'entretien annuel d'évaluation, soit lors d'un entretien que vous aurez sollicité sur ce point (ce qui devra être le cas pour le futur chef de service).

Il faut vous munir des informations pratiques décrites ci-avant (conditions d'attribution), votre responsable ne connaît pas forcément ces éléments et il ne pourra qu'apprécier de lui avoir fait gagner du temps.

En l'associant à votre souhait de complément de rémunération, ce dernier peut constituer un appui non négligeable dans la prise de décision. Si vous êtes un nouveau candidat, le fait de l'appeler pour connaître la politique en matière de régime indemnitaire pour le service peut vous permettre des éclaircissements rapides.

4ème conseil : Associer votre DRH

Ce n'est pas obligatoire, mais cela peut aider à la prise de décision. La direction des ressources humaines sera de toute façon associée à celle-ci en raison du fait que c'est elle qui mettra en œuvre la procédure.

L'idéal serait que ce soit votre supérieur direct qui fasse lui-même la démarche, à défaut, n'hésitez pas à solliciter un rendez-pour pour motif de gestion de carrière si vous êtes déjà en poste.

La DRH pourra en outre vous faciliter la recherche des possibilités car elle connaît parfaitement la question et détient forcément toutes les informations.

S'il s'agit d'un nouveau recrutement et donc de l'entretien d'embauche, ce type de discussion est à réserver au 2ème entretien mais il ne sera pas à écarter, bien au contraire.

5ème conseil : Mettez en avant votre motivation

Accorder une prime n'est pas neutre pour un employeur. Il devra justifier son choix au besoin vis-à-vis des autres agents dans la même situation professionnelle, mais également des organismes de contrôle externes (préfecture, chambre des comptes...)

Dans vos entretiens comme dans votre courrier, vous devez évoquer votre manière de servir, vos qualités techniques professionnelles et la recherche de reconnaissance par le biais du régime indemnitaire.

Si vous êtes déjà en poste rappelez la date de votre nomination et les nouvelles tâche ou responsabilités que vous avez assumées depuis celle-ci de façon positive en déclarant que cela n'a fait qu'augmenter votre motivation au travail.

Rappelez si c'est le cas les formations que vous avez suivi pour améliorer vos compétences techniques ou tout au moins les années d'expérience qui vous ont permis d'optimiser votre savoir-faire.

Précisez votre ponctualité, votre assiduité et votre implication dans l'établissement.

Basez-vous sur vos fiches de notation en rappelant les principales appréciations et notes obtenues.

Indiquez votre savoir-être avec vos supérieurs, vos collègues et les usagers si vous êtes en contact avec le public. N'hésitez pas à mettre en avant votre volonté de contribuer à l'image de votre établissement.

Si vous êtes sur votre premier emploi, mettez en avant vos titres et vos bagages professionnels.

7ème conseil : Indiquez que vous connaissez bien les conditions salariales dans la fonction publique

Vous devez considérer votre demande de prime comme une demande de complément salarial qui doit se justifier et s'intégrer dans un processus global de rémunération.

Vous devez donc prendre connaissance de l'architecture globale d'une fiche de paie d'un agent à l'aide de notre article expert en la matière https://www.emploi-collectivites.fr/salaire-fonction-publique

Vous aurez donc pris la précaution, au préalable à votre démarche, de bien connaître la distinction entre les éléments de salaire fixes et variables que connaît bien entendu votre interlocuteur.

Votre demande de prime se justifie par le gel des salaires de base.

Dernier conseil : soyez humble et patient

Vous connaissez les contraintes liées au régime indemnitaire des agents, et votre employeur les connaît aussi. Ainsi, en n'utilisant pas le ton revendicatif, en vous remettant à l'accord de votre employeur en lui apportant suffisamment d'éléments constructifs, vous prenez le bon chemin pour atteindre votre objectif.

La réponse de votre employeur est alors très importante en cas de refus, soit il le motive pour des contraintes conjoncturelles ce qui vous permet tout de même de pouvoir espérer une attribution future et il devient alors votre « débiteur », soit il refuse catégoriquement sans motif, et, dans ce cas, vous pourrez envisager une autre recherche ou une mutation externe afin d'atteindre votre objectif.

Dans les deux cas, vous serez éclairé sur les intentions à court ou moyen terme de votre employeur en ce qui concerne votre rémunération.

Rappelez-vous que votre statut de fonctionnaire est universel et vous permet de changer d'employeur quand bon vous semble.

En agissant de cette sorte, vous vous sentez libre d'agir en fonction des opportunités de carrière et des possibilités de rémunération qui vous sont offertes par les employeurs publics.

 

Informations pratiques supplémentaires sur les primes :

Article connexe : https://www.emploi-collectivites.fr/regime-indemnitaire-blog-territorial

 

 


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